I problemi di sicurezza pongono nuove sfide al travel manager
Il 37% dei travel manager che hanno partecipato a un'indagine condotta da ACTE e American Express Global Business Travel vedono come le loro aziende siano sempre più attente ai problemi di sicurezza dei viaggiatori. Secondo gli autori dello studio, ciò pone i manager di fronte a nuove sfide, ma anche a nuove opportunità.
Di fronte alla crescente importanza della sicurezza nel settore dei viaggi globali, le aziende si stanno adattando e concentrano i loro sforzi sull'implementazione di strumenti per affrontare la preoccupazione sempre più palpabile dei viaggiatori d'affari in questo settore.
Oppure, secondo un nuovo studio di ACTE (Association of Corporate Travel Executives)
in collaborazione con American Express Global Business Travel (GBT), questa preoccupazione è diventata un'opportunità per il travel manager. Il travel manager sta emergendo, all'interno delle aziende, come la figura chiave per la conformità e l'implementazione di strumenti e procedure per garantire la sicurezza dei propri viaggiatori.
A questo proposito, Luis Dupuy de Lôme, direttore generale di American Express Global Business Travel Spagna, sottolinea che “il viaggiatore d'affari ha una visione sempre più chiara delle sue esigenze quando viaggia, e la sicurezza è una delle più importanti. E il loro senso di sicurezza aumenta quando sono consapevoli che il loro travel manager sa cosa sta facendo in ogni momento per supportarli e proteggerli in caso di situazioni inaspettate. Ciò contribuisce a rafforzare la fiducia, ad aumentare la produttività dei dipendenti e, in ultima analisi, a generare un ambiente favorevole che si traduce in team più motivati e impegnati.La ricerca, intitolata Take the Lead on Duty of Care for the Modern Business Traveller e concepita come terzo studio della serie Meet the Modern Business Traveller, ha dimostrato che il viaggiatore d'affari moderno è più motivato e impegnato che mai;, ha dimostrato che più di un terzo dei travel manager partecipanti (37%) vede le proprie aziende sempre più attente alle questioni legate alla sicurezza. Nel frattempo, il 35% degli intervistati afferma che questa preoccupazione è rimasta stabile.Tuttavia, nonostante il fatto che la sicurezza sia sempre più presente tra le preoccupazioni delle aziende, molte di queste non hanno ancora messo in atto i meccanismi necessari per affrontare in modo rapido ed efficace questa priorità. Infatti, più di un quarto dei travel manager (27%) non dispone di un piano di emergenza dettagliato di sei mesi per far fronte a potenziali situazioni critiche a destinazione.
L'assenza di tali piani può essere legata al fatto che gran parte delle riunioni e degli incontri sono raramente pianificati con sufficiente anticipo. Solo il 14% delle aziende riferisce di convocare i principali stakeholder per riunioni pianificate una o più volte al mese.
Lo status quo per molte aziende si basa sull'agire in modo reattivo di fronte a una crisi, piuttosto che essere proattivi e anticipare potenziali situazioni di emergenza. Ma questo può mettere a rischio il viaggiatore e, in ultima analisi, l'azione reattiva non fornisce le basi per stabilire procedure e protocolli per il futuro. La pianificazione proattiva è una necessità in un contesto globale di crescente minaccia", afferma Greeley Koch, direttore esecutivo di ACTE.
Inoltre, la crescente preoccupazione per la sicurezza deve ancora permeare ed estendersi alle politiche di viaggio delle organizzazioni. Un sondaggio condotto nell'ambito di questo studio nel settembre 2016 ha rivelato che più della metà dei travel manager (54%) ha modificato la propria travel policy per adattarsi alle nuove esigenze dei viaggiatori in materia di sicurezza. Dati più recenti, tuttavia, evidenziano questa tendenza: ad oggi, il 58% dei travel manager non ha apportato alcuna modifica alla propria travel policy nei primi sei mesi dell'anno (2017) in risposta alle crescenti preoccupazioni sulla sicurezza.
IL TRAVEL MANAGER, GUIDA DEL CAMBIAMENTO
Nonostante la lentezza dei cambiamenti nelle policy aziendali, molti travel manager hanno già iniziato ad agire, introducendo o potenziando diverse misure volte ad alleviare il bisogno di sicurezza dei viaggiatori.
La stragrande maggioranza degli intervistati (83%) utilizza la tecnologia per il monitoraggio dei viaggiatori, mentre il 79% condivide proattivamente le informazioni sulla sicurezza con i viaggiatori. Altri strumenti utilizzati dalla maggior parte dei travel manager sono la formazione in materia di sicurezza, la tecnologia per il check-in di emergenza, i servizi di sicurezza offerti dalla loro TMC (Travel Management Company) e piani d'azione dettagliati per le situazioni di emergenza.
Secondo i dati del sondaggio, ci sono 3 aree su cui un'ampia percentuale di travel manager vorrebbe concentrarsi: quasi la metà (45%) vorrebbe un maggiore supporto da parte della propria agenzia di viaggi; il 40% vorrebbe offrire più formazione sulla sicurezza ai propri viaggiatori; e il 38% vorrebbe implementare la tecnologia del check-in in situazioni di emergenza.
Tuttavia, i partecipanti riferiscono che il costo di un maggiore supporto da parte delle agenzie di viaggio e dell'implementazione di sistemi di check-in di emergenza è un deterrente. Inoltre, ammettono che anche la mancanza di conoscenza dei prodotti e dei servizi di sicurezza disponibili influisce sulla lentezza dell'implementazione delle misure di sicurezza. A questo proposito, il travel manager dovrebbe mantenere un dialogo costante con l'agenzia di viaggi per affrontare queste sfide.
Un'area in cui il travel manager incontra meno ostacoli è la capacità di fornire comunicazioni proattive sulla sicurezza ai propri viaggiatori. Infatti, il 60% ritiene di fornire informazioni adeguate e sufficienti ai viaggiatori, mentre il 27% riconosce che sta lavorando per migliorare quest'area.