Dove finisce il lavoro del travel manager e inizia quello del meeting planner?

Nelle aziende in cui i viaggi aziendali e i meeting e gli eventi sono gestiti dallo stesso dipartimento, è necessaria una stretta collaborazione tra le due aree per generare sinergie, risparmi ed efficienze, anche se non è facile da realizzare.

È necessario studiare, ad esempio, in che misura i modelli di remunerazione utilizzati dal business travel nei confronti delle agenzie possano essere replicati. Stiamo parlando della transazione, della fee, della management fee, ecc. Le grandi agenzie specializzate in corporate possono diventare fornitori logistici (trasporto aereo, alloggio, trasferimenti, ecc.) dei meeting e degli eventi aziendali, ma è possibile che si debba ricorrere ad altre agenzie o società per gli altri servizi aggiunti (catering, decorazione, ecc.), oltre che per il marketing o la comunicazione.

 

In ogni caso, sia i viaggi d'affari che l'attività di meeting &; eventi stanno sempre più condividendo soluzioni tecnologiche che consentono il controllo e il monitoraggio dall'inizio alla fine (end-to-end). Sia i viaggi aziendali che gli eventi generano una grande quantità di spese extra che devono essere contabilizzate e analizzate.

Tra le grandi sfide degli eventi aziendali c'è il calcolo del ritorno sull'investimento. Se nei viaggi d'affari il compito è complicato, nel settore MICE le difficoltà si moltiplicano, perché in molte occasioni l'obiettivo di un evento non è direttamente legato all'aumento del fatturato dell'azienda. Inoltre, ogni azienda deve decidere cosa è realmente interessata a valorizzare.

D'altra parte, sebbene i processi di pianificazione di riunioni ed eventi siano ancora molto manuali, l'esistenza di strumenti legati alla gestione dei clienti (CRM), talvolta collegati a soluzioni di autoprenotazione, sta migliorando notevolmente la gestione di questo reparto.

 

(Post di Rafael Grande, Capo del Global Events & Relationship Marketing di ALMIRALL e presidente della Events Managers Association)