Cosa comporta l'approvazione delle ricevute digitali da parte dell'Agenzia delle Entrate?
JOEL VICIENT, fondatore e CEO di CAPTIO
Eliminare il più possibile la carta dai flussi di lavoro aziendali porta benefici che a questo punto è difficile giustificare. La migrazione verso il digitale è una tendenza con una lunga storia nel mondo delle imprese. L'uso della carta come supporto ai flussi di lavoro è spesso legato a compiti manuali, processi non integrati, errori di inserimento, mancanza di visibilità… In breve, fattori negativi che incidono sull’efficienza e sul controllo.
Le organizzazioni sono consapevoli di questi problemi e hanno progressivamente adottato strumenti e metodologie per trasferire il più possibile i loro processi nel mondo digitale. Tuttavia, esistono ancora alcune roccaforti che resistono a questa trasformazione. La carta sopravvive ancora nei flussi con alcune caratteristiche che rendono difficile liberarsene.
Un chiaro esempio è la gestione delle spese aziendali. Sebbene esistano sul mercato diversi strumenti che consentono la gestione digitale del processo di rendicontazione, validazione e rimborso delle note spese, fino a poco tempo fa c'era un fattore che può essere considerato esterno all'azienda e che impediva la totale digitalizzazione del processo.
L'obbligo legale di fronte alle autorità fiscali rende - o renderebbe, come vedremo di seguito - necessaria la conservazione del documento giustificativo originale. Questo implicava l'inserimento della consegna di tutte le ricevute e le fatture nel flusso della gestione delle spese. Tutta questa carta, ai fini di un eventuale controllo, veniva conservata in un archivio. In caso di necessità di giustificare una spesa, questa era la fonte da consultare.
Per legge, i documenti giustificativi devono essere conservati per un periodo di 4 anni.
Questo significa molta carta da accumulare e per molto tempo. Ancora una volta, in questa situazione, emergono gli effetti negativi del supporto cartaceo di un processo. Difficoltà nel reperire una ricevuta, perdita di documenti e impossibilità, nel caso delle ricevute, di richiederne una copia, originali deteriorati dal passare del tempo…
La nuova generazione di strumenti di gestione delle spese compie un passo definitivo verso la “depapellizzazione”n” di questo processo. Gli attuali processi di digitalizzazione dei documenti approvati dall'Agenzia delle Entrate consentono, ora, una totale indipendenza dalla carta. I documenti giustificativi digitalizzati con gli strumenti che hanno il timbro dell'Agenzia hanno la stessa validità ai fini legali e fiscali degli originali.
Questo apre la possibilità di rinunciare completamente alla carta, sia a fini legali che gestionali all'interno dell'azienda stessa. In termini di benefici: efficienza, controllo e totale tranquillità di fronte a qualsiasi tipo di verifica.