Tendencias globales en la planificación de reuniones para 2014, según American Express

De acuerdo con el  Global Meetings Forecast 2014 de American Express Meetings & Events, se espera que el gasto por empresa en  la organización de reuniones en todas las regiones disminuya ligeramente o permanezca sin cambios comparado al año anterior. Tras dos años de un incremento moderado en la actividad y los presupuestos, se percibe la estabilización de la actividad de la industria.

Los planificadores  de reuniones que contestaron a la encuesta de American Express Meetings & Events identificaron para 2014 las siguientes tendencias y expectativas en todas las regiones: 

• Aumenta la interacción a través de Redes Sociales y Aplicaciones.
Según un estudio de “Our Mobile Planet” de Google, desde 2012 la penetración de smartphones ha incrementado en 10 puntos porcentuales en la mayoría de las regiones, y el uso diario de las redes sociales también está aumentando.
Para  2014, las previsiones de American Express Meetings & Events auguran un ligero ascenso en todas las regiones del uso de las redes sociales en las reuniones,  debido al uso cada vez más extendido de las aplicaciones móviles y las redes sociales, no solo en la vida personal sino también en la profesional.
Con la mejora de la tecnología para reuniones, los planificadores de reuniones han mostrado un mayor interés en el uso de aplicaciones móviles, y el deseo de entender su utilización en sus encuentros profesional.
Actualmente, las empresas están en el proceso selección de las herramientas adecuadas y de proveedores de estas aplicaciones. En general, los planificadores de eventos se sienten cada vez más presionados a utilizar redes sociales y aplicaciones móviles antes, durante y después del evento, como una forma  de extender la comunicación y conectar entre sí a los asistentes, con el fin de maximizar el tiempo dedicado a la reunión y crear oportunidades para incrementar la involucración de los participantes.

• Continúa la tendencia de control de presupuestos de reuniones locales y regionales.
Como los presupuestos seguirán siendo difíciles de cerrar, una tendencia clave para los organizadores de cara a 2014, es la demanda de reuniones locales. Los encuestados revelan que las empresas tenderán a organizar reuniones en su región y, en la medida de lo posible, aprovechando sus propias instalaciones. El cumplimiento de políticas de empresa, el coste y el tiempo invertido en viajes son las principales catalizadoras de esta tendencia, ya que las empresas seguirán buscando formas alternativas para controlar los costes y reducir el tiempo fuera de la oficina.

• Cada vez será más difícil conseguir las aprobaciones para celebrar reuniones.
Se prevé que el proceso de aprobación para celebrar reuniones sea cada vez más riguroso y difícil de conseguir en todas  las regiones, tanto por los retrasos previstos como por la necesidad de exigir una mayor rentabilidad en reuniones externas. Suelen ser los directivos quienes a menudo tienen que aprobar los programas de reuniones cuando el presupuesto es más alto del normal y por encima del número habitual de asistentes. Esto retrasa aún más el proceso de aprobación.

• Tarifas de grupos.
Para optimizar costes en 2014, los meeting planners también incorporarán tarifas para grupos en sus programas estratégicos de reuniones. Esta tendencia implicará un ligero aumento de las tarifas para grupos, tanto de hotel como de vuelos, con respeto a las tarifas de 2013. A medida que los organizadores de reuniones sean más conscientes de las ventajas en el coste y la flexibilidad que permiten estos tipos de tarifas, éstas obtendrán mayor peso en el proceso de la planificación de eventos.

• Localizaciones no-tradicionales.
Los profesionales de la industria entrevistados para la encuesta de 2013 ya indicaron que buscaban ubicaciones menos tradicionales para las reuniones, tales como localizaciones exteriores, universidades y acuarios. Los resultados de la encuesta de 2014 prevén tendencias similares, especialmente en Europa y Asia, con un incremento del 2,5 % en el uso de este tipo de espacios.