Resumen de la sesión ?La Calidad y el Proceso de Selección de Proveedores? (Madrid)
Los numerosos cierres de agencias de viajes en los últimos años han empujado a las empresas a vigilar la solvencia económica de sus proveedores a la hora de contratar los desplazamientos de negocios. Factores como éste llegan a tener tanto peso como su oferta de servicios, según las conclusiones de la sesión “La Calidad y el Proceso de Selección de Proveedores”
Cerca de un centenar de gestores de viajes de negocios reunidos por Forum Business Travel (FBT) en el hotel Meliá Castilla de Madrid han certificado la creciente importancia que sus empresas están otorgando a la solidez financiera de sus proveedores de viajes de negocios, especialmente de las agencias de viajes, inmersas en un duro proceso de reconversión que se ha llevado a muchas de ellas por delante.
“Cuando desaparece una compañía aérea, un hotel o cualquier otro proveedor de viajes se pueden encontrar alternativas, a pesar de los trastornos, pero el daño que hace la quiebra de una agencia a sus empresas clientes es mucho mayor, porque es la que centraliza su política de viajes”, explicó Agustín Casado, travel manager de Eptisa y ponente principal de la jornada.
El seminario de FBT ha analizado los factores que deben tener en cuenta las empresas cuando elaboran los pliegos de condiciones que entregan a sus posibles proveedores de viajes, un proceso en el que también resulta crucial la evaluación continua una vez decidida la adjudicación, “dadas las circunstancias de un mercado especialmente cambiante”, según Casado.
PROCESO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Según la presentación del ponente, el proceso de selección comienza con un análisis interno de necesidades, pero no necesariamente todas ellas se incorporan al pliego de condiciones. En la fase de consultoría interna se involucra a los tres departamentos críticos en la cuenta de viajes: Recursos Humanos, Cuentas a Pagar y Asesoría Jurídica.
En la preadjudicación comienza un periodo de prueba donde los proveedores tienen que demostrar su capacidad de gestionar la cuenta de viajes. Si el piloto ha cumplido con las expectativas se pasa a la implantación progresiva. Durante los primeros seis meses hay una especial vigilancia sobre cualquier incidencia.
La evaluación de la calidad se realiza fundamentalmente con tres herramientas: los cuadros de mandos, las encuestas de calidad y la consulta a un panel de viajeros frecuentes dentro de la empresa.
En el documento de petición de oferta deben estar bien reflejadas las definiciones, el volumen de gasto, la configuración del servicio, los extras de valor añadido y los indicadores de calidad o service level agreement (SLA), así como una breve referencia a la política de viajes, sobre todo en aquellos aspectos que puedan dificultar la operativa de un proveedor.
También es necesario incluir los informes de gestión requeridos, el medio de pago, los modelos retributivos y la duración del contrato, todo ello con la supervisión de la asesoría legal antes del envío a los proveedores.
CASOS PRÁCTICOS
En los grupos de trabajo formados por los gestores de viajes presentes salió una larga lista de necesidades que las empresas demandan, y que va más allá del precio de las transacciones. Por lo que respecta a las agencias de viajes destacan, entre otras, la rapidez en la respuesta, su presencia internacional, su capacidad para implantar herramientas de autorreserva o las facilidades burocráticas, así como su labor de consultoría.
Según Óscar García, socio fundador de Forum Business Travel, “hoy en día es muy difícil que una agencia se diferencie por sus precios, porque la competencia ha hecho que estén todas muy a la par. Además, el coste real de la intermediación casi nunca supera el 5% del gasto total de los viajes”.
Para Charles de Bonnecorse, responsable de Ventas para España en American Express Barceló Viajes, “la preparación de la licitación es un buen momento para que las empresas analicen exhaustivamente las nuevas prácticas y tendencias en el sector, vean qué agencia puede aportar más valor adicional y seleccionar su mejor aliado para gestionar sus viajes de la forma más eficiente”.
Por lo que respecta a los hoteles, además de la ubicación y las tarifas, las empresas valoran cada vez más otros puntos a la hora de desarrollar un pliego de condiciones, como el mantenimiento del precio negociado en fechas de alta ocupación, la flexibilidad de su política de cancelaciones y modificaciones de reserva, los servicios añadidos (wi-fi, parking, minibar, salas de reunión, etc), los transfers gratuitos o la posibilidad de ocupar y abandonar más pronto y más tarde la habitación, según las conclusiones de los grupos de trabajo de Forum Business Travel.
DESTINO INVITADO: CATAR DE LA MANO DE QATAR AIRWAYS
La jornada de Forum Business Travel finalizó con una atractiva presentación del destino Catar especialmente enfocada hacia su infraestructura para el turismo MICE. Su capital, Doha, está creciendo rápidamente como lugar de reuniones e incentivos, así como punto de conexión desde Europa hacia las principales ciudades de Asia, Oriente Medio, Australia y África.
Sonia Oliveras, directora de Ventas Corporativas para España de Qatar Airways, subrayó que la compañía ha obtenido por segundo año consecutivo el premio Skytrax a la mejor aerolínea del mundo, otorgado por los pasajeros.
También avanzó que en 2013 alcanzará la cifra de 123 destinos y culminará su integración completa en la alianza aérea Oneworld, en la que compartirá red con las mayores aerolíneas del mundo para ofrecer un servicio global.
Otra de las grandes novedades es la inminente apertura del nuevo aeropuerto internacional de Doha, todo un prodigio de la arquitectura que hará un soft opening a partir de abril y que estará completamente operativo en el mes de octubre. Con una terminal exclusivamente Premium, un tren silencioso que facilita el acceso a las puertas de embarque y unos tiempos de conexión optimizados, “la nueva infraestructura se va a convertir en toda una referencia”, según Oliveras.
Qatar Airways ofrece a las empresas acuerdos corporativos adaptados con un mínimo de producción, descuentos dinámicos sobre las tarifas publicadas y acuerdos específicos para el MICE. Actualmente la compañía mantiene un vuelo diario entre Madrid y Doha y diez frecuencias semanales desde Barcelona.
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