Las mejores prácticas en la gestión de los gastos durante el viaje (Resumen sesiones de octubre)

Las empresas tienen una buena oportunidad de ahorro con el control y la gestión de los gastos extras.

 

Pilar Navas, experta en Controller, Travel & Living, fue la ponente principal de las sesiones formativas de octubre. Con una exposición muy práctica, Navas explicó a los travel managers asistentes, más de un centenar entre ambas ciudades, la necesidad de gestionar los gastos extras que se ocasionan durante el viaje y que pueden representar un 30% del total.

Estos costes están aumentando porque hay muchos servicios que no van incluidos en la tarifa del avión. Entre ellos, la facturación de maletas, el embarque preferente o las comidas y bebidas a bordo. En el hotel, estos gastos afectan a la conexión wi-fi, el aparcamiento o la prolongación del check out.

Navas se basó en diferentes estudios para destacar que los gastos de movilidad en destino y manutención suponen en torno al 18% del total del coste del viaje, donde están incluidos los taxis (entre el 5% y el 10%) y las comidas (un 9%). Aportó también la previsión de un estudio de Gebta que señala que el 41% de las empresas tiene planes específicos para optimizar los gastos extraordinarios en los próximos 12 meses.

“Una de las tendencias más claras en estos momentos es la implantación de herramientas instaladas en los dispositivos móviles del viajero para canalizar las reservas de servicios complementarios con una serie de proveedores predeterminados”, apuntó la ponente.

Navas insistió mucho en que la clave para optimizar los gastos extras durante el viaje es “mejorar la actitud y la aptitud del viajero”. Por ello, recomienda mantener una comunicación interna constante y favorecer el intercambio de información para crear modelos de viaje en los destinos más frecuentados.

También detalló algunos servicios novedosos que están surgiendo en el mercado y que mejoran la experiencia del viaje, el ahorro y la productividad, como la entrega de maletas en destino, las propuestas para compartir taxi, los aparcamientos con precio reducido para acceder a aeropuertos y estaciones, la gestión de restaurantes o la digitalización de notas de gasto.

Para concluir, Pilar Navas subrayó que “es crítico identificar las fuentes de información que permitan gestionar y mejorar los costes extras” y que el viajero frecuente “tiene una gran capacidad para la optimización de este tipo de gasto, pero hay que proporcionarle las herramientas para conseguirlo”.

Un buen ejemplo de los servicios y aplicaciones que están surgiendo para controlar mejor los gastos extras durante el viaje es el que presentó Joel Vicient, director ejecutivo de Captio, una empresa con sede en Tortosa (Tarragona) que se está abriendo hueco en el mercado del Business Travel con un asombroso sistema para digitalizar las notas de gastos con una simple fotografía que se envía a través de email. El ahorro de tiempo en procesos de reporting y contabilidad puede llegar hasta el 80%.

En los grupos de trabajo se barajaron numerosas ideas para optimizar los gastos extras, desde planificar las rutas con mayor uso del transporte público o crear entornos para compartir información de destinos, hasta incluir los servicios complementarios en la negociación con los proveedores o hacer partícipes de a los empleados viajeros de los logros conseguidos.

Las sesiones formativas de octubre han tenido lugar en dos espacios verdaderamente singulares. La de Barcelona se celebró en la Casa de Convalescència, un edificio histórico junto al Hospital de Sant Pau, catalogado como una de las últimas joyas del modernismo catalán. En Madrid, la jornada transcurrió en el emblemático hotel ME by Meliá, situado en la plaza de Santa Ana, uno de los establecimientos más atrevidos y vanguardistas de la capital.