Las empresas refuerzan el control ante las notas de gastos creadas con IA
La digitalización de la gestión de gastos corporativos ha simplificado los procesos administrativos para empresas y empleados, pero también ha dado lugar a nuevos desafíos. Un estudio internacional elaborado por Perk revela que una parte significativa de los viajeros de negocios reconoce haber falseado gastos en alguna ocasión y que la inteligencia artificial comienza a desempeñar un papel relevante en estas prácticas.
La transformación digital está cambiando la forma en que las empresas gestionan los viajes corporativos y las notas de gastos. Sin embargo, las nuevas herramientas tecnológicas no solo están facilitando los procesos de control y automatización, sino que también están siendo utilizadas por algunos empleados para intentar sortear las políticas internas de las compañías.
Así lo pone de manifiesto un estudio elaborado por Perk entre 8.000 profesionales de cinco países, entre ellos España, donde se encuestó a 1.000 empleados que viajan por trabajo de forma habitual y presentan gastos corporativos. Según los resultados, el 21% de los viajeros de negocios españoles reconoce falsear gastos de forma habitual, mientras que el 57% admite haberlo hecho al menos una vez a lo largo de su trayectoria profesional.
Más allá de estas cifras, el dato que más llama la atención es el papel creciente de la inteligencia artificial en este ámbito. El informe señala que el 43% de los encuestados en España asegura haber utilizado alguna vez recibos generados mediante IA para justificar gastos, mientras que un 8% afirma hacerlo de forma habitual.
La aparición de herramientas capaces de crear documentos aparentemente auténticos en cuestión de segundos está generando preocupación entre las empresas, especialmente en un momento en el que la automatización de los procesos financieros y de control adquiere cada vez más protagonismo.
Comidas, representación y transporte
Los gastos relacionados con la restauración siguen siendo el ámbito donde se concentran más incidencias. El estudio identifica las comidas y cenas como la categoría en la que más frecuentemente se producen irregularidades, seguidas de los gastos de representación con clientes y de los desplazamientos en taxi o kilometraje.
La investigación también refleja que estas prácticas son ampliamente conocidas dentro de las organizaciones. Cerca de ocho de cada diez profesionales españoles afirman haber observado cómo compañeros de trabajo han presentado gastos que no se ajustaban a la realidad.
Aunque el importe medio atribuido a estas irregularidades se sitúa en torno a 250 euros anuales por empleado en España, el fenómeno preocupa especialmente por su potencial crecimiento en un contexto marcado por la expansión de las herramientas de inteligencia artificial generativa.
Nuevos retos para las empresas
La gestión de gastos corporativos se encuentra así ante un nuevo escenario. Tradicionalmente, las compañías han centrado sus esfuerzos en establecer políticas claras de viaje, definir límites presupuestarios y reforzar los procesos de aprobación. Sin embargo, la capacidad de la IA para generar justificantes, facturas o recibos cada vez más sofisticados está obligando a replantear los mecanismos de control.
En paralelo, muchas organizaciones están incorporando sistemas automatizados de detección, capaces de analizar patrones de gasto, identificar anomalías y verificar la autenticidad de la documentación presentada por los empleados.
La evolución tecnológica está convirtiendo la gestión de gastos corporativos en una carrera constante entre las nuevas formas de fraude y las herramientas destinadas a prevenirlo. Un desafío que, según apunta el estudio, ya forma parte de la realidad cotidiana de los viajes corporativos.