Las 10+1 caras del viajero de negocios tecnológico / 7.- SIN DINERO, SIN PAPELES
La digitalización de transacciones económicas y documentos incrementa la seguridad ante posibles robos o extravíos y multiplica las posibilidades de procesamiento, gestión, análisis y control administrativo.
Aunque liquidar una factura de hotel, la cuenta del restaurante o un billete de tren mediante el móvil es factible actualmente, los viajeros de negocios no acaban de adoptar este sistema como medio habitual de pago, a pesar del interés de las empresas por una alternativa que proporciona un seguimiento y control exhaustivos de los gastos extras, así como un procesamiento administrativo más eficaz. Según un sondeo realizado por Asociation of Corporate Travel Executives (ACTE) en 2013, apenas un 22% de los travel managers consultados habían tenido una experiencia de pago con esta tecnología a través de alguno de sus viajeros.
Los teléfonos móviles empiezan a incluir funcionalidades para el alojamiento de versiones virtuales de tarjetas corporativas o personales de crédito y débito, así como dinero electrónico o el contenido de programas de fidelidad. A través de la tecnología NFC, el pago mediante el smartphone con cargo a la tarjeta ofrece ventajas añadidas a las que ya de por sí aporta el plástico, al tratarse de un miniordenador con pantalla, teclado y acceso a aplicaciones específicas de gestión de gastos o itinerario de viajes, lo que abre la posibilidad de realizar consultas o trámites operativos.
En este sentido, y con las apps adecuadas, el móvil puede avisar en el momento si un pago determinado se ajusta a la política de viajes, emitir informes actualizados del gasto acumulado durante el desplazamiento o utilizar otros medios de pago además de la tarjeta virtual, como el efectivo almacenado para abonar, por ejemplo, un café. Para el travel manager, la visibilidad del gasto le permite hacer seguimiento y tomar decisiones de manera más cómoda y efectiva. El posicionamiento vía GPS introduce además la facilidad de atribuir y conciliar los gastos con sus respectivos proyectos de viaje o identificar mejor al proveedor. Incluso, el viajero puede asignar distintos números de tarjetas virtuales para diferentes proyectos. En cualquier caso, los expertos indican que es esencial que este sistema de pago tenga una integración con el programa de viajes de la compañía para aprovechar toda su potencialidad.
El problema para la expansión de esta tecnología es la aún escasa implantación de lectores NFC entre proveedores y establecimientos aunque, según predicciones de la consultora Juniper, durante 2014 se realizarán pagos con este sistema en EEUU por valor de 50.000 millones de dólares. El desarrollador Nexperts vaticina por su parte que en 2015 el 50% de los móviles contarán con función NFC en algunos mercados. Todo dependerá también de la penetración de los bitcoins, que pueden entrar en competencia como medio de pago alternativo y no requieren de tanta cercanía entre el lector y el dispositivo, al emitir sus ondas cortas con el sistema Bluetooth, de mayor alcance.
Además de las propias transacciones económicas, la digitalización está llegando también a los comprobantes que generan. No sólo se trata de pagar sin dinero o sin tarjeta de crédito física, sino de almacenar las facturas y tiques de compra con aplicaciones de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que empiezan a ser homologadas por las autoridades tributarias, sin necesidad de conservar el original en papel. A las ventajas relacionadas ante posibles extravíos o deterioros de esta documentación se añade la facilidad para su procesamiento administrativo y su conciliación con el sistema contable de la empresa del viajero, que ahorra un tiempo valioso a la hora de justificar los gastos de su desplazamiento.