La flexibilidad es esencial para implantar políticas de viajes globales
El reto de implantar una política de viajes en diferentes países solo se puede llevar a cabo con una estrategia de flexibilidad. La cultura empresarial de cada mercado determina aspectos del programa que es necesario adaptar y, en cualquier caso, siempre es más efectivo convencer que vencer. Los gestores de viajes de Forum Business Travel analizaron en Barcelona el pasado 10 de abril las dificultades de la globalización.
Como señaló José Montes Cabello, experto en Business Travel, “la política de viajes es como un reglamento de fútbol, pero tiene que ser viva, cambiante y adaptable. Hay que tener una foto global para tomar decisiones sobre mejoras o cambios que se van a realizar y hay que contar con la cultura empresarial del mercado. Localmente se puede enriquecer la política global en beneficio de todos”.
El panel de expertos de Forum Business Travel analizó, entre otros aspectos, los beneficios e inconvenientes de aplicar una política de viajes multipaís, los primeros pasos para realizar una implantación regional o global y los distintos modelos posibles: política única, política local con elementos internacionales o política con directrices generales y personalización local.
Según Antonello Simoncini, purchase manager de Ricoh España, “toda empresa necesita un marco de regulación en sus servicios de viajes, pero éste debe ser elástico, con cierto nivel de intervención local. Los viajeros tienen que tener unas pautas claras, pero no para limitar los viajes. Hay que estar siempre muy vigilantes con la comodidad del viajero. Aunque la política de viajes tiene que tener un control, esa no es la finalidad”.
Durante la sesión, los expertos comentaron la conveniencia de contar con proveedores locales y multinacionales. Óscar García, socio fundador de FBT, se pronunció a favor de “dar libertad a la empresa, dentro de un acuerdo marco, para elegir entre dos proveedores. A veces no se puede trabajar con los mismos en todos los mercados porque no funcionan igual de bien”. Montes Cabello añadió que, aunque haya proveedores preferentes, “la figura del travel manager es muy importante para ver la necesidad real. Localmente, su criterio es vital para que la política sea eficiente”.
Entre las lecciones aprendidas tras los procesos de implantación que han llevado a cabo en su carrera profesional, tanto Simoncini como Montes Cabello subrayaron que el apoyo de la dirección general es básico y que el éxito está en la comunicación interna. Como apuntó Simoncini, "el viajero debe tener claro dónde viaja y en qué condiciones". Por eso recomendaron realizar acciones de formación periódicas en los distintos países, incluso recurriendo a medidas de incentivo.