La corresponsabilidad de los empleados puede ahorrar a las empresas hasta un 20% en viajes
Las empresas pueden ahorrar entre un 10% y un 20% con una gestión adecuada de la demanda, es decir, trasladando a sus empleados viajeros parte de la responsabilidad a la hora de elegir los desplazamientos realmente necesarios y los gastos totales que suponen. Es la conclusión de la sesión formativa de Forum Business Travel celebrada esta mañana en Madrid.
El cálculo de los posibles ahorros está basado en un informe de la consultora AT Kearney, al que se refirió varias veces Alberto Delgado, responsable de Compras Corporativas del Banco BBVA, en su ponencia “Gestión de la demanda de viajes de empresa para optimizar el ahorro”.
Habitualmente utilizada en el control de los gastos indirectos, esta estrategia empieza a aplicarse también a los programas de viajes. Como señala el informe, “el control de la demanda es un mecanismo de probada eficacia para eliminar costes en las empresas sin que se resienta su capacidad ejecutiva”.
El experto de Forum Business Travel explicó ante un nutrido grupo de gestores de viajes reunidos en el hotel Tryp Atocha de Madrid que “con una apropiada gestión de la demanda es posible detectar las causas del gasto, adaptar la política de compras a las necesidades de la empresa y eliminar consumos innecesarios”.
En la nueva orientación que las empresas están dando a su política de viajes, la responsabilidad empieza a ser compartida entre la dirección y los empleados que viajan habitualmente. “Apretamos mucho a los proveedores. Queremos precios más bajos o mejores servicios, pero ¿nos hemos parado a pensar la razón de nuestro propio consumo en viajes?”, se preguntó Alberto Delgado.
Según su criterio, permitir que los empleados cogestionen su propio gasto tiene numerosas ventajas. Entre ellas, reduce la estructura de costes al atacar el origen del consumo, equilibra el gasto a las necesidades reales e instala en la empresa una cultura de autocontrol muy necesaria en estos tiempos de crisis económica.
El ponente de FBT recomienda a las empresas establecer un punto de partida con una radiografía de los procesos utilizados, recurriendo a fuentes de información internas y externas y aprendiendo de las mejores prácticas. Desde ahí es posible implantar el nuevo modelo basado en la demanda identificando oportunidades de mejora en colaboración con los propios empleados viajeros.
Todas estas buenas prácticas y muchas otras están contenidas en el programa del curso que Forum Business Travel acaba de lanzar en colaboración con la UNED y con MPI Spain, y que va a proporcionar el primer título oficial en Gestión de Viajes de Empresa y Eventos Internacionales.