Forum Business Travel fija las pautas para controlar los gastos extra en los viajes de empresa
Las empresas podrían obtener mayores ahorros en viajes si gestionasen los gastos extras que se producen en sus desplazamientos, como el parking, el uso de wifi en los hoteles o los servicios añadidos en el avión, entre otros, que representan el 13% del total. La segunda sesión formativa de Forum Business Travel en Madrid aportó las claves para establecer ese control.
La plataforma de formación continua Forum Business Travel constata que las empresas tienen dificultades a la hora de cuantificar los gastos adicionales que generan sus empleados cuando salen de viaje. Así se puso de manifiesto en la sesión formativa celebrada ayer en una de las salas de reuniones del estadio Santiago Bernabéu
Este emplazamiento inaugura un acuerdo de colaboración entre Forum Business Travel y Madrid Convention Bureau, que facilitará espacios singulares para próximas sesiones.
Según la ponencia ofrecida por Iván Clemente, ante medio centenar de gestores de viajes, “consolidar la información necesaria para calcular el coste total de un viaje no es fácil, ya que procede de fuentes internas y externas, principalmente la nota de gastos del viajero y la agencia de viajes”.
En su presentación “Cómo cuantificar los costes totales de los viajes de empresa”, Clemente subrayó que los proveedores están llegando a un límite donde los precios no pueden bajar más sin eliminar parte de los servicios. “Se tiende a la disgregación de los elementos del servicio para que cliente pague lo que necesita”, explicó.
Esta tendencia genera nuevos gastos añadidos que las empresas tienen que empezar a controlar. Además, “va a ir en aumento mientras la presión negociadora esté basada en el precio”, vaticinó Clemente.
Para calcular bien los costes, hay que analizarlos antes, durante y después del viaje. En la primera fase, el mismo proceso de aprobación presenta oportunidades de mejora, tanto en el tiempo empleado como en los recursos que consume. La rapidez en la toma de decisiones también incide en el precio que finalmente se paga por los billetes. Cuando éstos se reservan pero no llegan a emitirse, a veces generan gastos que no se tienen en cuenta.
Durante el viaje, las posibilidades de ahorro son múltiples y variadas, desde negociar condiciones especiales con compañías de taxis o de aparcamientos, hasta la contratación de paquetes de servicios que abaraten el consumo realizado por separado, pasando por el control de reembolsos de los billetes no utilizados o la creación de modelos de viaje en los principales destinos basados en la experiencia.
A la vuelta del desplazamiento, la justificación de los gastos se facilita enormemente con la utilización de medios de pago que crean registros transparentes, como la tarjeta de crédito, incluso para cantidades pequeñas. “Pagar en efectivo ya lo hacían los romanos”, ironizó Iván Clemente.
Para mejorar los procesos se hace imprescindible la tecnología. Íñigo García-Aranda, director comercial de Amadeus y ponente en la Sección de Innovación de Forum Business Travel, indicó que “las herramientas de autorreserva se están imponiendo como una de las mejores opciones de control y seguimiento de la política de viajes”, aunque advirtió que su proceso de implantación en las empresas puede ser lento y costoso. “El beneficio se percibe a medio plazo en la mayoría de los casos”, añadió.
Estas herramientas permiten una mayor automatización de las reservas, acceso instantáneo a las tarifas negociadas, autorizaciones por firma digital, sincronización con aplicaciones de gestión interna, informes detallados sobre posibles desviaciones y hasta gestión de riesgos en los viajes, entre otras muchas funciones.
Entre el resto de los expertos, Javier Ruz, jefe de Ventas Corporate de Air Europa, señaló que “hoy en día es difícil cerrar precios para todo el año, pero que se pueden negociar paquetes de servicios puntualmente”. Hugo Rovira, vicepresidente de Ventas Corporativas de Sol Meliá, advirtió que “la negociación basada exclusivamente puede comprometer la calidad de los servicios”. Por su parte, Estefanía Ruiz, de American Express Barceló Viajes, subrayó que “la agencia de viajes puede ser de gran ayuda en el control de los gastos añadidos y en la detección de costes ocultos”.
También intervino Rafael Bilbao, director de Marketing de Halcón Empresas, para recordar que “tener una visión global de los servicios es de gran ayuda para negociar con los proveedores”. Gonzalo Casaubón, director de Ventas para España de Transhotel, destacó la importancia de las centrales de reservas hoteleras para controlar los gastos al “unificar la gestión del alojamiento en un solo canal”.
En los grupos de trabajo formados tras las ponencias, los gestores de viajes participantes en la sesión de Forum Business Travel concluyeron que la negociación de las empresas con los proveedores de viajes va a contemplar cada vez más la agrupación de servicios que se han ido disgregando de la tarifa para recuperar el control sobre los gastos adicionales.
Para finalizar la jornada, David Pérez Noack, director adjunto de Madrid Convention Bureau, desgranó a los asistentes el plan de apoyo y colaboración para travel managers y meeting planners de la oficina de congresos de la ciudad, y presentó la nueva edición del catálogo de sedes especiales, con una selección de 120 emplazamientos.
Por cortesía del Real Madrid, los asistentes a la sesión formativa pudieron visitar las instalaciones del estadio, tanto su oferta para reuniones, como los vestuarios, el banquillo de jugadores o el palco de autoridades para acabar con un cóctel ofrecido por Vilaplana.