El Business Travel avanza del precio al valor con la gestión del dato y la anticipación
Los viajes de negocios avanzan del precio al valor con la gestión del dato, la anticipación y la visión estratégica. Forum Business Travel & Events reunió ayer en Barcelona a travel managers y proveedores para redefinir el modelo de compra de los desplazamientos corporativos.
Barcelona acogió ayer una nueva sesión de Forum Business Travel & Events en el hotel NH Stadium bajo el lema “Del precio al valor: nuevas claves de compra en los viajes de empresa”, un encuentro que reunió a una sala llena de responsables de viajes corporativos y partners del sector para analizar cómo evolucionan los programas de movilidad en un entorno cada vez más complejo, global y orientado al dato.
La jornada arrancó con la actualización de riesgos globales, un nuevo formato que se incorporará de forma estable a las sesiones del foro. Iván Escobar, Senior Security & Intelligence Specialist en International SOS, situó el contexto geopolítico como una variable directa en la toma de decisiones del Business Travel. “Las elecciones de mitad de mandato en Estados Unidos pueden tener consecuencias en su política exterior y, por tanto, en el equilibrio internacional”, explicó.
También alertó sobre la incertidumbre en Venezuela, donde “la actividad guerrillera en la frontera con Colombia está aumentando”, y sobre la evolución de la violencia en México tras las últimas operaciones contra los cárteles, lo que obliga a “analizar con mucho más detalle los movimientos de los viajeros”. En este escenario, subrayó, “anticipar y planificar ya no es una opción, forma parte del valor del programa de viajes”.
La primera masterclass de la jornada puso el foco en la aplicación del revenue management a la compra corporativa. Marta Varela, Revenue Strategy & Consulting Director en The Net Revenue, defendió un cambio de mentalidad: “No se trata de negociar descuentos, sino de gestionar cuándo y cómo se compra”. La experta incidió en la necesidad de anticiparse a los picos de demanda, incentivar la compra temprana y medir la rentabilidad más allá del ahorro.
“Cuando compras por valor hay más productividad del viajero, menos fricción operativa y menor riesgo, pero ese valor no se intuye: hay que definir KPIs que lo demuestren dentro de la organización”, afirmó. Durante el debate, los travel managers reclamaron que las cuentas corporativas no se gestionen con la misma lógica que el segmento vacacional, ya que “aportan volumen constante y previsible durante todo el año”.
COMPRA ESTRATÉGICA
El primer workshop interactivo trasladó estas ideas al terreno operativo. Jordi Laviga, Client Director en Úbico Corporate Mobility, fue contundente: “Con datos fiables se compra mejor”. Auditorías del comportamiento del viajero, benchmarking de costes y abandono de la compra dispersa permiten, según señaló, “reducir la improvisación y lograr un gasto más predecible”.
Desde la perspectiva hotelera, Samuel Ruete, Business Development Manager Eastern Spain en Meliá Hotels International, recomendó “analizar internamente al viajero, apoyarse en las self booking tools y conocer bien qué incluyen las tarifas negociadas para evitar desviaciones de la política de viajes”.
El crecimiento del corporate housing también tuvo su espacio. Yvonne Raynard, Senior Key Account Manager en Apartool, destacó que “empezamos a recibir RFP, lo que demuestra que este segmento se está profesionalizando”, y defendió la necesidad de integrar los apartamentos de larga estancia en la estrategia de compras. “Es un mercado en expansión, con presiones superiores al 12 % este año”, apuntó.
En el ámbito aéreo, Alicia Zamora y Josep Busquets, Corporate Account Managers de Air France-KLM, insistieron en que “no es necesario tener acuerdos con todos los proveedores, sino trabajar en profundidad con los principales para alcanzar los objetivos de volumen y acceder a las mejores condiciones”.
La gestión de las cuentas globales centró la entrevista conducida por Oscar García, socio cofundador de Forum Business Travel. Cecilio Martell, Managing Director de Nautalia Empresas, advirtió de la importancia de adaptar la estrategia a la realidad de cada mercado: “Hay países donde determinados proveedores no tienen buenas integraciones y eso obliga a trabajar con partners locales”.
También descartó la viabilidad de un modelo único de fees: “No es posible imponer un fee fijo global porque cambian las condiciones de mercado y las monedas”. En paralelo, defendió “un modelo híbrido en el que la tecnología, los chatbots y la IA convivan con la consultoría y la asistencia humana”.
Jordi Laviga incidió en los retos de implantación de las cuentas internacionales: “No siempre existe un único headquarters para todo el mundo; las políticas y los proveedores pueden variar por región”. Entre los errores más habituales citó la gobernanza y la calidad del dato: “Es imprescindible que los datos sean comparables y fiables para poder gestionar de verdad en clave global”.
ANTICIPACIÓN
El segundo workshop interactivo reforzó la idea de la anticipación como palanca estratégica. Max Siñeriz, Jefe de Ventas Regional de Minor Hotels, subrayó que “la clave está en gestionar la demanda y compartir información sobre los blackout dates”, además de centralizar las compras para poder contabilizar todo el consumo.
Eduard Alonso, Head Sales Office Catalunya de Diners Club Spain, defendió el uso de un único medio de pago: “Es la mejor forma de conciliar y convertir el dato en conocimiento”.
Marta Fernández, directora de Account Management Nacional de Nautalia Empresas, resumió el enfoque en un concepto: “La anticipación inteligente”, apoyada en políticas de viajes sencillas que faciliten el cumplimiento.
Por su parte, Vicky Ibarzo, Corporate Sales Manager de Sixt, destacó que “la negociación sigue siendo decisiva en un mercado cada vez más complejo” y señaló la tecnología —como el mobile check-in en el rent a car— como un elemento diferencial en la experiencia del viajero.
La sesión concluyó con una idea compartida por compradores y proveedores: el valor del programa de viajes se construye hoy a partir de la calidad del dato, la planificación, la concentración del volumen y la colaboración estratégica entre todos los actores. Un cambio de modelo que sitúa al Business Travel en una dimensión cada vez más analítica, previsible y alineada con los objetivos del negocio.