Cómo incentivar el cumplimiento de la política de viajes_Sesión FBT Barcelona
El éxito de una política de viajes se basa en un alto nivel de cumplimiento, pero la imposición o el castigo no son la mejor manera de lograrlo. Forum Business Travel celebró el pasado jueves una sesión formativa en el hotel Meliá Sky de Barcelona en la que analizó distintas estrategias para incentivar y convencer a los viajeros.
La sesión contó con la participación de un panel de expertos formado por Silvia Magdaleno, travel consulting manager de Business Travel Consulting, y Pilar Navas, consultora de gestión de viajes corporativos.
Según comentó Magdaleno, “con la imposición lo que se consigue es que el viajero pierda tiempo buscando las vueltas para saltarse las normas”. También señaló que los portales de viajes construidos en la intranet de la empresa generalmente no funcionan “porque la gente no entra”. La consultora apuntó la solución de “crear un grupo especializado en viajes que conozcan muy bien la política y que centralice las gestiones”.
La estrategia depende mucho de la cultura empresarial. Como recordó Óscar García, socio fundador de Forum Business Travel, “los europeos son más de convencer, mientras que en Estados Unidos funciona la imposición”. Pilar Navas recalcó que lo más importante es “conseguir que los viajeros se sientan involucrados en la política”, y para eso “es necesaria una buena formación de forma continua, ya que la política de viajes es algo vivo y va cambiando”.
MOTIVACIÓN Y SATIFACCIÓN
Otro de los factores que contribuyen en gran medida a alcanzar los objetivos de seguimiento de la política es cuidar el confort del viajero en sus desplazamientos. “No todo es ahorrar. Es importante conocer el grado de satisfacción del viajero y realizar encuestas periódicas“, subrayó García. En la misma línea, Navas explicó que “de nada sirve ahorrar si por motivos de las malas condiciones del viaje el empleado no puede desarrollar bien su trabajo”.
El panel de expertos dudó de la efectividad de las encuestas que se lanzan de una forma automatizada sin mayor seguimiento. Según Pilar Navas, “el travel manager tiene que establecer un contacto directo con los viajeros para conocer sus impresiones, porque las encuestas online muchas veces no se contestan y si se hace es de forma muy genérica”.
Oscar García explicó que hay redes sociales corporativas privadas donde se puede comunicar y compartir información de primera mano sobre incidencias, quejas o advertencias que pueden servir para orientar a otros viajeros y al travel manager. “Es un canal nuevo y que cada vez tiene más peso”, destacó. En cualquier caso, como resumió Silvia Magdaleno, “lo esencial para hacer cumplir la política es practicar el liderazgo y la empatía”.
GESTIÓN DE LA DEMANDA
Otra de las estrategias de cumplimiento de la política enfocada hacia el ahorro se basa en la gestión de la demanda, es decir, actuar sobre la decisión del viaje en sí y de las personas a las que involucra, pero esa cuestión muchas veces no está en manos del gestor de viajes. Como señaló Magdaleno, “la responsabilidad del travel manager es el cómo viajas, no para qué viajas”. No obstante, Óscar García apuntó que “el travel manager sí puede hacer un seguimiento de las necesidades reales de los proyectos, del número de personas que viajan y en qué condiciones”. Por otro lado, Pilar Navas insistió en que “hay que conocer bien el objetivo del viaje para anticipar las necesidades que pueden surgir”.
SESIONES INTERACTIVAS
Tras el panel de expertos, Fernando Paccini, senior account executive de SAP España, realizó una demostración práctica a los asistentes de las herramientas desarrolladas por la empresa para la gestión de viajes corporativos, y que están basadas en alojamiento Cloud.
Para finalizar, Jesús Ángel Cervantes, corporations account manager de Amadeus España, dirigió una sesión interactiva sobre la gestión del tren en la herramienta de autorreserva e-Travel Management. Aunque el contenido de la compañía ferroviaria no tiene aún una integración directa, el desarrollo actual permite la búsqueda, reserva e impresión de billetes en tiempo real con la inclusión de la tarifa corporativa, la posibilidad de cancelar cuando la tarifa permite hacerlo sin coste adicional o la personalización del interface, entre otras.
Entre las mejoras que se van a implantar próximamente están la selección gráfica de asientos, dado que ahora sólo permite la elección entre ventanilla o pasillo, la tarjeta de embarque en formato para el móvil (Passbook o Passwallet) y la posibilidad de realizar reservas multipasajero.
FUENTES ADICIONALES
http://buyingbusinesstravel.com/feature/2722231-art-demand-management
http://buyingbusinesstravel.com/feature/2122320-according-amon-dwindling-supply
http://www.slideshare.net/tnooz/tnooz-travelport-webinarv6-final051514?ref=http://www.tnooz.com/travelport-webinar-may2014/