¿Qué hay que incluir en un documento de petición de ofertas a proveedores de viajes de empresa?
AGUSTÍN CASADO, travel manager de Eptisa
Lo primero es establecer claramente las definiciones de los servicios demandados. En este sentido, es aconsejable unificar criterios y conceptos, como puede ser la transacción aérea o el reembolso. Pueden tener especial dificultad las definiciones de los modelos retributivos con las agencias de viajes.
También es esencial reflejar el volumen de gasto previsto. En la petición debe figurar una estimación de este montante económico, así como el número de transacciones por tipo de servicio. La información debe incluir al menos el periodo de un año.
Por lo que respecta a la configuración del servicio, y en el caso de las agencias de viaje, hay que tener en cuenta las modalidades más habituales: inplant, outplant, service center, etc. Además se puede combinar con la utilización de una herramienta de auto reserva. Es habitual pedir ofertas de más de una configuración para comparar la calidad y el precio.
Además de estos criterios básicos, los extras también tienen un gran peso específico. Estamos hablando de sistemas de gestión de crisis, informes de emisiones de CO², consultoría o facilidades para la recuperación del IVA, entre otros.
La mejor forma de medir la calidad del servicio son los SLAs o Service Level Agreement, que también pueden venir definidos en el pliego de condiciones. Los certificados de calidad pueden orientar sobre los procesos del proveedor, pero no necesariamente de la calidad de servicio.
En el documento tienen que estar definidos los informes que deben estar disponibles, así como la periodicidad, el soporte y la fecha de acceso, aunque algunas empresas contratan servicios de terceros para agrupar la información de las diferentes fuentes.
Los medios de pago tienen que venir marcados por el tipo de servicio si no es el mismo para todos. Además, especificar si hay pago con bonos en los hoteles nacionales. Hay empresas que por política no aceptan ciertas formas de pago.
Por último, es aconsejable proporcionar una plantilla donde los participantes puedan incluir sus ofertas, de manera que sea más fácil su análisis. En estos momentos los contratos superiores a dos años son arriesgados ya que el mercado cambia rápidamente.