¿Qué características debe cumplir un servicio externo de organización de eventos corporativos?
ROBERTO ESCAYOLA, managing partner de IDEVENTS.
Antes de pedir presupuesto a un servicio externo, hay que pensar previamente qué puede aportar y de qué manera. En general, hay dos grandes tipos de empresas especializadas en la organización de eventos: las grandes, habitualmente agencias de viajes que han creado sus divisiones de eventos y de incentivos; y las pequeñas, en principio con un mayor grado de especialización y capacidad de personalización.
Cada proveedor, ya sea una agencia de eventos, una consultora de marketing o un especialista en relaciones públicas, tiene su propia cultura empresarial y a veces esa diversidad de propuestas enriquece todo el proceso creativo, desde el planteamiento inicial, pasando por el desarrollo, hasta el seguimiento y valoración de resultados.
¿Cuáles son las ventajas e inconvenientes de cada una? Los valores que aportan las grandes pueden ser la comodidad, la seguridad, la experiencia… Pero al mismo tiempo suelen ser poco flexibles, impersonales y con una originalidad tirando a baja.
En cuanto a las pequeñas, normalmente están caracterizadas por un servicio muy personalizado. Ofrecen cercanía y atención al detalle, así como flexibilidad, menos burocracia y, quizá, una implicación más estrecha en los objetivos finales del cliente. Frente a ello, y precisamente por el tamaño, posiblemente tengan menos recursos para asumir proyectos de gran envergadura.
En cuanto a los costes, una agencia de eventos grande debería ofrecer mejores precios, al contar con proveedores de servicios con precios negociados a la baja por volumen. Hay que tener cuidado, porque no siempre es así. En muchas ocasiones los altos costes en personal e infraestructura empresarial hacen que ese margen acabe diluyéndose.
Por otra parte, si el objetivo es organizar un evento exclusivo y diferente, el coste no debería ser la única referencia a la hora de comparar las propuestas. Lo que marca la diferencia es, por un lado, el lugar escogido y, por otro, la forma de trabajar, los detalles y la implicación de la agencia organizadora.