¿Cuáles son los beneficios de contar con una herramienta integral de gestión de gastos de viaje?
ÁGUEDA LÓPEZ, directora Comercial de EDENRED
Podemos encontrar dos ventajas principales en un sistema de gestión de gastos, entendido como una herramienta online que permite a la empresa recibir y tener centralizada la información de los gastos de desplazamiento.
La primera ventaja es la eficiencia administrativa. Conforme va aumentando la actividad y el tamaño de una empresa, se va haciendo más compleja la gestión de los gastos diarios de los empleados desplazados. Algo tan común como preparar, supervisar y validar una nota de gastos puede suponer en muchas ocasiones horas de trabajo administrativo, dependiendo del número de empleados y el tipo de gastos que la empresa abone bajo este concepto.
Una herramienta de gestión de gastos debe facilitar al empleado el reporte de estos gastos, y de la misma manera, hacer que la empresa pueda recoger y supervisar esta información de manera automática, simplificando así la gestión y ahorrando en costes administrativos.
Por otro lado, hay una parte de ahorro muy importante, ya que teniendo todos los costes controlados, la empresa es más capaz de optimizar los recursos. Incluso, una buena herramienta es aquella que permite a la empresa canalizar el pago mediante una tarjeta que esté integrada en el sistema. Esto facilitará que la empresa pueda adaptar el sistema de pago a las políticas de gasto de la empresa, eliminando el riesgo de aparición de “gastos injustificados”, ya que cualquier gasto realizado mediante este medio de pago estará cumpliendo inequívocamente con las condiciones impuestas por la empresa, que habrá definido previamente en el sistema.
Por último, hoy en día la información juega un papel muy importante en cualquier área de la empresa. Es vital tener los datos en la mano a la hora de tomar decisiones que nos afectan, tanto en el día a día como en el medio o largo plazo. En el caso de los gastos de viaje, no iban a ser menos. Tener información en tiempo real de cómo se comportan los empleados frente a los gastos de viaje nos permitirá un mayor conocimiento para poder negociar con proveedores o para reducir alguna partida que se esté descontrolando.