¿Cómo pueden optimizar las empresas su gasto en taxis y qué herramientas existen para ello?

JOSÉ CÁNOVAS DEL CASTILLO, socio fundador de Taksee

El 95% de las empresas en España desconocen a cuánto asciende su gasto en taxis, por lo que difícilmente se puede establecer, a priori, un objetivo de ahorro o una optimización del gasto. Tradicionalmente, el gasto en taxi, al igual que otros conceptos de la nota de gastos (kilometraje, aparcamientos o comidas), ha sido una partida “no actuable”, por lo que ha recibido muy poca atención por parte de los travel managers o los gestores del gasto.

 

En algunos casos, hay empresas que tiene un acuerdo con una emisora de taxi local que factura mensualmente el importe de los servicios prestados a la empresa.  Si bien éste es un primer paso para descubrir la magnitud del gasto, suele tener numerosas limitaciones. En primer lugar, estos acuerdos se limitan a una única ciudad, mientras que la organización suele viajar a múltiples destinos.

En segundo lugar, es habitual que sólo una parte de los empleados “disfruten” de este servicio. La razón de esta “selección limitada” se debe a que el mantenimiento actualizado de la base de datos de empleados (altas, bajas, cambios de departamentos, etc.) es todavía un gran reto para las emisoras convencionales.

Finalmente, los sistemas de facturación, reporting y control de calidad suelen tener importante limitaciones para realizar una gestión eficiente del gasto.

Por otro lado, en los últimos meses han aparecido en el mercado español numerosas apps para reservar taxis desde los smartphones. Básicamente estas apps permiten sustituir la tradicional llamada telefónica  a una emisora por una atractiva aplicación en el móvil de usuario que suele mostrar en un mapa nuestra ubicación y cómo se aproxima el taxi asignado. Adicionalmente suelen incluir una estimación del tiempo de llegada o incluso coste del recorrido. Es decir, son apps destinadas al segmento B2C o de consumidor particular.

Sin embargo, estas apps no solucionan actualmente las necesidades del cliente corporativo: cobertura multiciudad, sistema de reserva multicanal (no sólo app sino también atención telefónica), gestión administrativa, reporting en tiempo real, etc.

Volviendo a la pregunta inicial, ¿está optimizado el gasto en taxis de mi empresa? Para responder con criterio es necesario conocer y analizar algunos indicadores básicos: volumen total del gasto, número de transacciones, distribución entre las distintas ciudades, identificación de empleados con mayor volumen, rutas, días y horas en las que se utilizan los taxis...

Finalmente, y no menos importante, para optimizar la gestión de esta partida es fundamental simplificar los procesos administrativos, eliminando la gestión mensual de cientos de tickets de taxi en papel (con múltiples formatos, importes escritos a mano, origen y destino desconocidos,…) y gestionado facturas que permitan deducir el IVA correspondiente.