Qualità del servizio e trasparenza contraddistinguono le trattative sui viaggi d'affari per il 2017
Le aziende spagnole sono nel pieno delle trattative con i loro fornitori di viaggi per il prossimo anno, e stanno affrontando il processo ponendo l'accento sulla qualità e sulla trasparenza dei servizi di trasporto, alloggio e intermediazione, oltre che sul risparmio. È quanto emerge dalle conclusioni della conferenza di ottobre del Forum Business Travel.
Le aziende con budget di viaggio medio-grandi si rivolgono sempre più spesso alle RFP (Request for Proposal), una sorta di documento di gara che inviano ai propri fornitori per raccogliere le loro proposte economiche. L'ultimo trimestre dell'anno finanziario è solitamente il momento di questo processo e l'obiettivo per il 2017 si concentra, oltre che sul risparmio, sulla garanzia di trasparenza e qualità del servizio, secondo i travel manager di Forum Business Travel.
“Indipendentemente dal volume di acquisto, le RFP sono diventate uno strumento molto utile per capire meglio cosa sta succedendo sul mercato”, afferma Javier Amigo, Purchasing Manager di Campofrío. Secondo la sua esperienza, le aziende stanno aumentando la complessità di queste richieste e le estendono a più fornitori, non solo a quelli abituali, per avere più elementi di confronto.
Grazie a queste gare, le trattative con le compagnie aeree, le catene alberghiere, gli autonoleggi e le agenzie di viaggio sono ora più veloci ed efficienti, poiché la raccolta di informazioni e proposte è stata automatizzata. Come spiega Raquel Vaquero, travel manager di Gestamp Services,
La tecnologia è sinonimo di evoluzione nell'ambiente degli acquisti, ma il fattore umano non deve essere trascurato. Sebbene le gare d'appalto siano strumenti molto utili, non raggiungono tutti i fornitori del segmento Business Travel con la stessa efficacia. I rapporti con le agenzie, ad esempio, sono più complicati a causa della diversità dei servizi offerti.Nel caso delle società di autonoleggio, il problema consiste nel raggiungere accordi sugli extra in tutti i Paesi in cui operano", Silvia Magdaleno, consulente di Squeeze Travel. Il futuro di questi strumenti di negoziazione sta nell'integrazione di tutti gli elementi associati al viaggio, dalla gestione dei taxi ai ristoranti. Per Miguel Dalmau, responsabile degli acquisti dell'Università di Barcellona, la chiave sta soprattutto nel cercare un equilibrio tra la soddisfazione dell'utente che viaggia e l'investimento dell'azienda.
Charles de Bonnecorse, direttore commerciale per la Spagna di American Express Global Business Travel, sottolinea lo stesso punto: "Il lancio delle RFP di viaggio è un'eccellente opportunità per le aziende di includere miglioramenti nei processi, rivedere le politiche di viaggio e incorporare le esigenze aziendali attuali e future. Non deve essere intesa solo come una questione di risparmio, ma di trovare un equilibrio tra il servizio richiesto e l'investimento effettuato".