Quali sono le modalità di esternalizzazione della gestione dei viaggi aziendali?
SILVIA MAGDALENO, traval manager di BUSINESS TRAVEL CONSULTING.
Quando prendiamo la decisione di esternalizzare la gestione dei viaggi dell'azienda dobbiamo valutare in primo luogo che affidiamo la gestione dell'account a una società o a una persona che sia un professionista del corporate travel. Dobbiamo valutare, allo stesso tempo, se l'esperienza si basa sulla gestione dei conti dal punto di vista dell'agenzia di viaggi o dell'azienda, poiché la visione strategica è diversa a seconda del luogo in cui si trova il professionista che stiamo per assumere.
L'outsourcing della gestione dei viaggi permette alle aziende che non hanno un professionista del Business Travel all'interno della propria organizzazione di beneficiare di tutti i vantaggi che ne derivano. Una buona politica di viaggio, ben implementata e altamente conforme, può far risparmiare il 20% sul costo dei servizi, senza considerare l'ottimizzazione dei costi correlati. Le buone pratiche, la gestione efficiente dei fornitori e lo strumento di autoprenotazione, tra gli altri, sono grandi alleati.
Ci sono aziende che non hanno mai avuto un professionista dei viaggi d'affari e che, consapevoli dei grandi benefici che possono apportare ai loro profitti e al comfort dei loro viaggiatori, esternalizzano il servizio indicando che alla fine del progetto i viaggi devono rimanere in azienda in modo indipendente. Alcune aziende stanno pensando di continuare a svolgere il monitoraggio in outsourcing per alcuni giorni al mese, mentre altre chiedono che sia il personale interno a svolgere questo monitoraggio.
Altre aziende sono in procinto di assumere o appaltare un'agenzia di viaggi. Per alcune è la prima volta, mentre altre stanno semplicemente verificando l'andamento del mercato e si avvalgono dell'aiuto di un professionista che le guidi nel processo. Ci sono anche aziende che hanno molti fornitori e vogliono centralizzare la negoziazione, ma non hanno personale interno che possa dedicare il proprio tempo a questo compito.
Al momento, il servizio di outsourcing della gestione dei viaggi aziendali è fatto a la carte perché dipende dalle esigenze e dal caso di ogni azienda. Alcune esternalizzano tutta la gestione, altre solo una parte.
La stragrande maggioranza delle aziende che prendono in considerazione l'outsourcing lo fanno perché non dispongono di personale specializzato o, nel caso di un travel manager, non hanno il tempo materiale per occuparsi di un nuovo progetto. La gestione quotidiana dei viaggi comporta una grande dedizione, che limita i professionisti interni a portare avanti le trattative o i compiti di follow-up.
I processi più comunemente esternalizzati includono i seguenti: la selezione dell'agenzia di viaggi; l'implementazione, la negoziazione o la centralizzazione dei fornitori; la creazione, l'implementazione, la revisione o l'aggiornamento dell'agenzia di viaggi; la creazione, l'implementazione, la revisione o l'aggiornamento dell'agenzia di viaggi;la creazione, l'implementazione, la revisione o l'aggiornamento della travel policy; il monitoraggio della fatturazione per individuare gli scostamenti e la proposta di nuove modalità di ottimizzazione.
Tenendo presente tutto ciò, potremmo dire che possiamo esternalizzare un'ampia varietà di servizi, ma potremmo riassumerli in due modalità principali: - Gestione parziale o puntuale di una parte del processo di gestione dei viaggi d'affari, negoziazione con i fornitori, centralizzazione - di una parte del processo di gestione dei viaggi d'affari, negoziazione con i fornitori, centralizzazione di una parte del processo di gestione dei viaggi d'affari, negoziazione con i fornitori, centralizzazione ;Il processo di gestione dei viaggi aziendali, la negoziazione con i fornitori, la centralizzazione, l'internazionalizzazione, le gare d'appalto delle agenzie di viaggio, il follow-up puntuale della fatturazione, la revisione delle leve di risparmio, ecc. In questi casi, dovrebbe esserci sempre del personale interno all'azienda che sia strettamente coinvolto nel processo e che possa seguire il lavoro svolto in seguito. La società esterna può lavorare per un periodo di tempo o per più giorni al mese sul progetto designato. - Gestione completa del conto viaggi aziendale. Nel caso in cui non ci sia un professionista del business travel, il servizio completo può essere esternalizzato con un travel manager che si occuperà dell'intera gestione per l'ottimizzazione dei costi e la soddisfazione del viaggiatore, in modo tale da diventare l'intermediario tra l'agenzia di viaggi, l'azienda e il viaggiatore. L'azienda esterna, in questo caso, è disponibile quotidianamente per fornire il supporto necessario alla gestione quotidiana.