La metà delle riunioni aziendali sono semplici e gestite in modo molto flessibile.

Metà di tutte le riunioni tenute in ambito aziendale sono semplici, di piccolo formato e replicate con requisiti minimi, secondo uno studio internazionale condotto da HRS, in collaborazione con GBTA e MPI. La percentuale sale al 58% in Europa. La flessibilità nella loro gestione crea inefficienze nei costi.

Lo studio, il primo nel suo genere, si concentra esclusivamente sulla gestione dei meeting semplici e ha intervistato i membri della Global Business Travel Association (GBTA) e della Meeting Professionals International (MPI), per offrire sia il punto di vista dei Meeting Professionals International (MPI) che della Global Business Travel Association (GBTA);e Meeting Professionals International (MPI), per offrire il punto di vista sia dei travel buyer che dei meeting planner .

 Il 52% delle aziende prenota i propri meeting singoli al di fuori dei canali "managed"meeting e il 70% degli intervistati non segue un processo di offerta obbligatoria per prenotare i meeting singoli.

In termini di sedi scelte,

le aziende non utilizzano una soluzione semplice per i meeting, il 77% cerca hotel o sedi esclusivamente attraverso canali di consumo. Quando le aziende dispongono di una soluzione, il 72% dei pianificatori preferisce utilizzarla per pianificare e prenotare riunioni semplici.

"Questa ricerca ci mostra con i dati qualcosa che il settore sospettava da tempo. I meeting semplici rappresentano costi significativi all'interno delle aziende, eppure sono gestiti in modo molto flessibile, il che può avere un costo per le aziende in termini di profitto, soddisfazione dei meeting e adempimento dei doveri, afferma Jessica Collison, direttore della ricerca del GBTA.

Prenotazioni

Quando si prenotano semplici riunioni, la maggior parte degli intervistati probabilmente utilizza canali consumer, come chiamare un hotel o visitare un sito web di eventi e/o un sito web di viaggi consumer. Molti si affidano esclusivamente ai canali consumer e solo il 30% degli intervistati afferma che la propria azienda ha una procedura di offerta obbligatoria per le riunioni singole.

Quando si utilizzano i canali consumer o si seguono politiche informali, è difficile utilizzare tariffe di gruppo negoziate, fare confronti coerenti, verificare la sicurezza delle sedi e garantire la conformità alle politiche interne. Inoltre, l'uso del canale consumer elimina essenzialmente la possibilità di ottenere tariffe più basse o altri servizi che potrebbero essere ottenuti con il volume di prenotazioni alberghiere di un'azienda.

Abbie Michaelson, vicepresidente del settore meeting e gruppi di HRS, afferma che i meeting planner prevedono una crescita di quasi il 4% nel prossimo anno;La cruda realtà di questo sondaggio evidenzia l'urgenza che le aziende devono avere quando si tratta di migliorare la gestione di semplici riunioni.

PROCESSI E MISURAZIONI

Solo uno su cinque intervistati utilizza una piattaforma RFP-e per le riunioni semplici. Queste piattaforme consentono alle aziende di richiedere e confrontare le offerte per i loro meeting. Negli Stati Uniti, i meeting planner (35%) sono più propensi dei travel buyer (19%) a utilizzare uno strumento e-RFP per i meeting semplici.

Solo un quarto (28%) degli intervistati dispone di KPI quando si tratta di misurare i meeting semplici e il valore che creano, anche se questa cifra è molto più alta in America Latina (38%) rispetto al Nord America (20%) o all'Europa (21%). In the US, meeting planners (31%) are much more likely than travel buyers (4%) to have KPIs in place.

Respondents ranked finding the right venue (73%), maximising budget and achieving savings (64%) and compliance with company policy (40%) as the most important factors in booking and managing simple meetings.

The survey's respondents ranked finding the right venue (73%), maximising budget and achieving savings (64%) and compliance with company policy (40%) as the most important factors in booking and managing simple meetings.

The survey's respondents ranked finding the right venue (73%), maximising budget and achieving savings (64%) and compliance with company policy (40%) as the most important factors in booking and managing simple meetings.