Il futuro della gestione dei viaggi passa per l'elaborazione integrata dei dati
Le aziende si trovano di fronte a una crescente varietà di fonti di informazioni sui viaggi, dalle agenzie di viaggio ai metodi di pagamento ai consolidatori alberghieri. La chiave per migliorare la loro gestione risiede negli strumenti che automatizzano e integrano i dati, che vengono implementati sempre più spesso, secondo le conclusioni della conferenza sulla digitalizzazione organizzata a Madrid e Barcellona dal Forum Business Travel.
L'ingresso di nuovi fornitori di viaggi d'affari, come le piattaforme di gestione dei taxi, i consolidatori di hotel, l'elaborazione dei visti e la gestione dei parcheggi, sta costringendo le aziende a elaborare un maggior numero di dati sui viaggi dei propri dipendenti. Molti si stanno rivolgendo a soluzioni automatizzate che consentono di dedicare più tempo all'analisi e al processo decisionale.
Si stima che, senza lo strumento giusto, i travel manager possano passare l'80% del loro tempo a inserire ed elaborare dati e il 20% a interpretarli per migliorare la gestione e ottenere risparmi. Si tratta di investire questi termini e di dedicare il minor tempo possibile ad attività puramente meccaniche", afferma Jes&strong> s Cristóbal, Sales Director di Sand / Qlik Luminary.
La realtà è che il sistema più diffuso per questa funzione è il foglio di calcolo Excel che, pur essendo un'applicazione molto potente, non può rispondere alle sfide che i Big Data presentano sia ai fornitori che ai consumatori di viaggi aziendali. In questo senso, il futuro sta nell'implementazione di dashboard. Ciò che non viene misurato non può essere migliorato”, ricorda l'esperto di Travel Management Agustín Casado.
Come spiega Raquel Vaquero, travel manager di Gestamp, “tutti i dati sono uguali se non li trattiamo correttamente”. Gli strumenti di dashboard consolidano le informazioni provenienti da varie fonti, sia interne che esterne, forniscono maggiore visibilità ai KPI (Key Performance Indicators), indicatori di performance essenziali per i reparti acquisti e, naturalmente, facilitano la definizione della strategia nell'area viaggi.
Secondo Vaquero, il trattamento integrale dei dati "deve coinvolgere tutti i reparti dell'azienda che hanno una qualche relazione con i viaggi". Il travel manager di Gestamp raccomanda inoltre di "stabilire una scala di obiettivi e un monitoraggio periodico". Se queste condizioni sono soddisfatte, la scorecard può essere uno strumento molto utile per negoziare con i fornitori.
A complemento dei relatori, i gruppi di lavoro riuniti dal Forum Business Travel a Madrid e Barcellona, con la partecipazione di oltre cento travel manager, hanno analizzato il futuro della digitalizzazione;Hanno sottolineato la necessità di qualità dei dati piuttosto che di quantità, la standardizzazione dei formati per favorire l'integrazione e la formazione dei dipendenti.
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