I fornitori potrebbero inasprire le condizioni di prenotazione per riunioni ed eventi

Il settore dei meeting e degli eventi è destinato a una crescita positiva a livello globale nel 2016, ma si prevede un inasprimento delle condizioni di prenotazione, che influirà sulle trattative tra fornitori e organizzatori. Questi i principali risultati dell'ultimo studio previsionale di CWT.

Lo studio sottolinea che i termini di cancellazione totale e parziale diventeranno più rigidi, rendendo più importanti le trattative con i fornitori per i meeting planner.

La quarta edizione di questa previsione, pubblicata annualmente, fornisce agli organizzatori di eventi dati regionali completi - costo medio giornaliero per partecipante e dimensione media del gruppo inclusi - per aiutarli a pianificare e a fare il budget per l'anno a venire.

I risultati principali risultati nelle diverse regioni del mondo includono:

• L'imprevedibilità dell'economia nell Asia Pacifico potrebbe ostacolare la situazione nella regione, anche se una domanda più forte da parte di Cina e India potrebbe far aumentare le dimensioni e i prezzi dei gruppi.

• L'elevata domanda di spazi per riunioni ed eventi in Nord America supera l'offerta, rendendolo un mercato più favorevole per i venditori. In questo contesto, la pianificazione è particolarmente importante.

• Nel frattempo, in Europa, gli acquirenti stanno guadagnando potere contrattuale poiché la regione sta vivendo una crescita lenta ma costante.

• I picchi di domanda più elevati si verificheranno durante i Giochi Olimpici del 2016 e durante le Paraolimpiadi della prossima estate, con conseguente potenziale carenza di spazi per riunioni.

Il rapporto di quest'anno offre anche una serie di consigli pratici per gli organizzatori di meeting ed eventi in vista del 2016. Tra i consigli:

Pianificare in anticipo: 

Siate consapevoli che alcuni hotel in mercati ad alta domanda non bloccano lo spazio quando si tratta di richieste di disponibilità. Vale la pena di decidere se si può essere flessibili con le date.

Assicurare il budget senza trascurare i partecipanti: cibo e bevande sono ancora una voce molto importante nel costo per partecipante. Si raccomanda di regolare questa voce per gestire i budget senza trascurare la promozione di alternative salutari che continuano a essere un'opzione molto popolare tra i partecipanti.

Il tempo è denaro: il preavviso con cui vengono effettuate le iscrizioni e i contratti con le sedi continua a ridursi. Tuttavia, l'allungamento dei tempi per gli eventi più grandi può fornire agli organizzatori un maggiore potere contrattuale.