I canali di comunicazione interni sono fondamentali per la conformità alle politiche.
I canali attraverso i quali i viaggiatori d'affari ricevono le linee guida della politica e le informazioni sui servizi contrattualizzati hanno un'influenza decisiva sulla conformità e sulla generazione di risparmi, secondo uno studio condotto dalla Global Business Travel Association (GBTA) in collaborazione con il fornitore di soluzioni alberghiere HRS.
Secondo il rapporto Travel Policy Communication: Understanding Disconnects and Increasing Compliance, le politiche di viaggio aziendali possono essere efficaci e generare risparmi solo se vengono comunicate correttamente ai viaggiatori d'affari. Inoltre, la percezione che un viaggiatore frequente ha della politica aziendale è più importante delle disposizioni effettive di tale politica.
Meno della metà dei viaggiatori d'affari che hanno risposto al sondaggio ha dichiarato di ricevere le politiche aziendali e le istruzioni di viaggio
Molti di questi dipendenti ricevono le direttive in riunioni faccia a faccia o attraverso un manuale interno, anche se potrebbero non essere ricettivi a questi mezzi di comunicazione.
Se il metodo di diffusione dei dettagli dei servizi appaltati non è efficace, il dipendente finisce per dover raddoppiare alcune spese a destinazione. Ad esempio, la connessione wi-fi negli hotel, che in alcuni casi è inclusa nella tariffa negoziata e che a volte l'ospite finisce per noleggiare separatamente per mancanza di conoscenza.
In ogni caso, secondo l'indagine condotta da GBTA e HRS, la travel policy continua a essere il principale fattore di influenza nel processo di prenotazione. Infatti, il 79% dei viaggiatori aziendali dichiara che essa gioca un ruolo “importante” o “molto importante” nelle modalità di richiesta dei viaggi.
Tanto che due terzi dei viaggiatori aziendali dichiarano di prenotare l'hotel, il volo e il trasporto via terra attraverso i canali approvati dalla travel policy.