Gli eventi virtuali, lungi dal sostituire le riunioni "faccia a faccia", rappresentano una grande sfida.

Le tendenze per il prossimo anno nel mondo degli eventi vedono, come sempre, la tecnologia e la creatività come due aspetti chiave. Oltre alle preoccupazioni sulla sicurezza e sul ritorno degli investimenti, colpisce il fatto che le riunioni virtuali non stiano decollando, secondo uno studio di American Express Meetings & Events.

Secondo il “2018 Global Meetings and Events Forecast” di American Express Meetings & Events, queste sono le tendenze chiave che daranno forma al settore MICE nel prossimo anno: 

1.TECNOLOGIA Quando si tratta di “lasciare un segno” e migliorare l'esperienza dei partecipanti all'evento, la tecnologia sta emergendo sempre più come un'arma potente per trasformare l'evento in un'esperienza. La realtà virtuale, l'intelligenza artificiale, l'uso di droni e la robotica sono alcune delle opzioni che vengono sempre più incorporate nella progettazione e nell'esecuzione degli eventi.

Le app per dispositivi mobili continuano a essere lo strumento tecnologico per eccellenza per rafforzare la fidelizzazione, l'interazione prima, durante e dopo l'evento e, in generale, per migliorare l'esperienza dei partecipanti. Secondo lo studio, l'uso delle app prima, durante e dopo l'evento crescerà nel 2018 in tutte le regioni. L'Europa, con il 3,5%, è la regione in cui questo aumento sarà più pronunciato.

Tra i vantaggi di avere un'app nell'ambito di un evento, i professionisti del settore sottolineano il miglioramento del networking e dell'interazione tra i partecipanti, il miglioramento dell'engagement dei presenti, la possibilità di comunicare in tempo reale i cambiamenti dell'evento e la possibilità di comunicare in tempo reale i cambiamenti dell'evento;L'evento sarà in grado di comunicare praticamente in tempo reale i cambiamenti dell'ultimo minuto o le situazioni di emergenza, così come la possibilità di mettere a disposizione dei partecipanti documentazione, prenotazioni, ecc. per via elettronica.

Ma i professionisti che hanno partecipato allo studio sottolineano anche che, al di là della connessione e della fidelizzazione dei partecipanti, le app stanno diventando uno strumento fondamentale per il meeting planner quando si tratta di gestire e pianificare ciascuno degli elementi coinvolti nell'organizzazione dell'evento. E aiutano l'organizzatore a “tastare il polso”all'evento in tempo reale attraverso le opinioni e le reazioni dei partecipanti, oltre che per la raccolta e l'interpretazione di dati che ci aiuteranno a identificare modelli e tendenze attraverso sondaggi, monitoraggio dei contenuti nei social network, spazi per i contenuti condivisi, ecc.2. SICUREZZA. La crescente preoccupazione dei meeting planner per la sicurezza è anche una delle tendenze che segneranno gli eventi nel 2018 e che, senza dubbio, segneranno l'esperienza dei partecipanti. L'instabilità politica, sociale ed economica di molti Paesi è un fattore da tenere in considerazione quando si sceglie una destinazione per un evento. In America Centrale, il 50% dei partecipanti intervistati considera la sicurezza il fattore principale che determina la scelta della destinazione, mentre in Asia-Pacifico questa percentuale sale al 41%. In Europa, il 33% dei partecipanti considera la sicurezza la priorità assoluta, non solo nella scelta della destinazione, ma anche nella scelta del trasporto, dell'alloggio o delle attività offerte ai partecipanti nel luogo di destinazione.STRATEGIA: Da parte loro, molti dei partecipanti allo studio concordano sul fatto che c'è un crescente desiderio di avere una strategia per gli eventi che sia pienamente allineata con gli obiettivi strategici dell'azienda in questione. Questo punto diventa un elemento fondamentale quando si tratta di allocare i budget e di destinare risorse umane e materiali alla progettazione e all'esecuzione degli eventi, ma anche di stabilire una strategia coerente e consistente, che si rifaccia e contribuisca agli obiettivi generali dell'azienda.Tuttavia, il rapporto sottolinea anche che le aziende devono affrontare un'enorme sfida per quanto riguarda la definizione di una strategia per gli eventi, poiché in molti casi l'evento è ancora percepito come un costo piuttosto che come un investimento in grado di guidare e sostenere la strategia generale dell'azienda.

4.RITORNO DELL'INVESTIMENTO:

4. La valutazione rigorosa dei risultati degli eventi è spesso ancora un'attività incompiuta, ma lo studio mostra che le aziende sottolineano sempre più l'importanza di quantificare in qualche modo l'efficacia di un evento. La tecnologia diventa a questo punto protagonista, in quanto ci permette, ad esempio, di monitorare le reazioni, le opinioni, le esperienze o le reazioni dei partecipanti in tempo reale, trasformando questa enorme quantità di informazioni in dati utili grazie alle possibilità offerte dai big data.5. “FACE TO FACE”:  Meno di un terzo dei partecipanti allo studio ritiene che gli eventi virtuali costituiranno più del 10% del numero totale di eventi che si svolgeranno nel 2018. Secondo i professionisti del settore di tutte le regioni, gli strumenti tecnologici come le videoconferenze possono essere utili per piccoli eventi interni o come complemento a un evento faccia a faccia. Ma gli organizzatori di eventi sono ancora consapevoli che il “faccia a faccia” porta con sé dei vantaggi, come la qualità delle relazioni tra i partecipanti o le possibilità di networking, che difficilmente potrebbero essere sostituiti dall'evento virtuale.6.6.CREATIVITÀ: quando si cerca di far vivere ai partecipanti un'esperienza unica e autentica, gli eventi diventano sempre più creativi. Come ogni strategia di comunicazione o di marketing, l'evento ruota sempre più intorno a un concetto creativo che permea ogni elemento coinvolto nella celebrazione dell'evento, così come il pre e il post-evento. La maggior parte dei partecipanti suggerisce che il fatto che un evento sia creativo è un fattore determinante per il successo dell'evento per i suoi partecipanti.7.

7.WELNESS: La crescente preoccupazione per la salute e il benessere ha raggiunto anche l'evento. I partecipanti al sondaggio riferiscono che è sempre più comune scegliere luoghi, attività o diete che favoriscano il benessere dei partecipanti e la loro crescente preoccupazione per la forma fisica e la salute.