Cosa chiedono le aziende alle loro soluzioni di gestione dei viaggi d'affari?

La richiesta generale delle aziende per le soluzioni tecnologiche di viaggio è quella di automatizzare i processi legati alla gestione delle spese, il che consentirebbe di reindirizzare le risorse economiche e umane verso compiti a più alto valore aggiunto.

Secondo un rapporto del fornitore di software Sarce, questo tipo di soluzione deve essere allineata con gli ambienti di nuova mobilità e cloud che sono già comuni nell'ambiente professionale. Vale a dire, facilitare l'accessibilità attraverso qualsiasi dispositivo mobile, dall'avvio di un'applicazione in qualsiasi momento, per allegare una fattura o procedere a un'approvazione.

Tra i must-have citati da questa azienda, vale la pena sottolineare la possibilità di offrire ai dipendenti la possibilità di caricare qualsiasi documentazione relativa alle proprie spese di viaggio sul repository centrale aziendale o sul cloud, da cui poi proseguire con l'elaborazione.

Sul versante puramente funzionale, le organizzazioni richiedono strumenti di reporting che permettano di sfruttare i vantaggi di questo tipo di applicazioni, in modo da promuovere una gestione digitalizzata  gestione digitalizzata  n digitalizzata y centralizzata delle spese di viaggio in cui sono coinvolti diversi profili di dipendenti appartenenti, a loro volta, a diversi reparti o aree dell'azienda.

Secondo Joaquín Lasheras, direttore di Sarce España, “la possibilitàdi effettuare analisi sulle spese, confronti di budget per analizzare gli scostamenti o gli indicatori di performance degli investimenti in viaggi sono strumenti molto potenti per le aree aziendali e finanziarie;

Le aree aziendali e finanziarie, consentendo loro di prendere decisioni anche al di là delle politiche di spesa per i viaggi”.

L'implementazione di soluzioni di questo tipo diventa un grande alleato del direttore amministrativo perché permettono di automatizzare la gestione delle compensazioni IVA, la registrazione automatica di queste spese nel sistema contabile, e la registrazione automatica di queste spese nel sistema contabile;tico di queste spese nella contabilità generale, il controllo dei massimali di spesa o l'importazione dei movimenti di pagamento elettronici.

Il responsabile delle risorse umane può affidarsi a questo tipo di applicazione anche per gestire la politica dei viaggi e delle spese integrandola con il proprio sistema, mentre il responsabile finanziario può gestire la richiesta di anticipi di cassa e di cambi e valute. Allo stesso tempo, il controller monitora e riporta, sia quantitativamente che qualitativamente.

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