Come si può migliorare il controllo dei costi durante i viaggi?

MONTSE DÍ AZ, Specialista in Gestione Viaggi

 

I sistemi di autorizzazione si sono tradizionalmente concentrati sulle spese pre-viaggio, ma non su quelle sostenute durante il viaggio. Sono i costi che si generano nel corso del viaggio, quelli che hanno a che fare con pasti, taxi, parcheggi e così via, che a volte non ricevono la giusta attenzione.

Prima di tutto, dobbiamo fare riferimento alla situazione attuale per sapere da dove partiamo. Secondo Statista, l'aumento previsto della spesa per viaggi e spostamenti dovrebbe essere del 4,9% quest'anno.

In generale, le aziende hanno un basso tasso di automazione per l'elaborazione delle spese di viaggio, quindi i costi del personale per l'elaborazione delle schede di spesa sono spesso elevati. Inoltre, in molte categorie di spesa, l'IVA non viene recuperata.

Quindi, quando un'azienda pensa di migliorare la gestione di questi costi, deve agire su questi tre fronti, oltre a cercare di controllare e quantificare gli importi per categoria di spesa. A tal fine, esistono soluzioni multi-tool, dagli strumenti di prenotazione online ai metodi di pagamento, che rappresentano una preziosa fonte di informazioni per tracciare questo tipo di spese.

Una delle azioni più efficaci che si possono intraprendere è la digitalizzazione delle ricevute con l'integrazione nello strumento di gestione delle spese. In questo modo si evitano anche i problemi derivanti da ricevute perse o danneggiate. Un'altra procedura di successo è la creazione di file piatte mensili da parte dei fornitori da integrare negli ERP. Per il recupero dell'IVA, è molto efficace ricorrere a servizi di outsourcing specializzati.