"La crisi pandemica ci ha aiutato a porre l'attenzione sul viaggiatore".
L'allentamento delle restrizioni apre nuove sfide per la gestione quotidiana dei travel manager aziendali, che devono tenere sotto controllo un maggior numero di dipendenti in trasferta in un contesto internazionale ancora caratterizzato da un'enorme incertezza. Judit Navalón
, Business Travel Coordinator & Event Planner di Eurofragance, condivide le sue esperienze."Come sta affrontando la vostra azienda la ripresa dei viaggi?
Stiamo effettuando una ripresa a tappe, soggetta a restrizioni e misure sanitarie. Dalla scorsa estate abbiamo viaggiato in Europa, abbiamo volato tra Barcellona e Dubai e abbiamo anche effettuato un rimpatrio da Singapore. Ci stiamo preparando per il Beautyworld Middle East di ottobre. Non vediamo l'ora di viaggiare, incoraggiati dai progressi del Travel Pass IATA e del certificato digitale Covid dell'UE. È positivo che le compagnie aeree si uniscano a queste iniziative. La flessibilità e l'adattabilità dei fornitori vanno accolte con favore.
Quali sono i criteri che avete stabilito per scegliere tra viaggio e videoconferenza?
Si tratta di stabilire se il viaggio è essenziale o meno. Abbiamo puntato molto sulla tecnologia e siamo soddisfatti delle possibilità che offre. Bisogna valutare caso per caso.
Come la pandemia ha cambiato il nostro modo di viaggiare?
Il Covid-19 ha rappresentato una sfida senza precedenti. Abbiamo dovuto adattarci molto rapidamente. Ci ha aiutato a rivedere tutte le procedure e, come travel manager, a mettere al centro il viaggiatore in termini di salute, sicurezza ed esigenze. La flessibilità delle tariffe, con i loro nuovi criteri di modifica e cancellazione, ha aiutato molto, con le politiche di cancellazione.
Ora il dovere di cura è più rilevante che mai,
I viaggiatori sono più esigenti. Come manager, dobbiamo anticipare i rischi ed essere proattivi. L'evoluzione dei rischi deve essere fatta in modo più analitico, tenendo conto non solo della destinazione, ma anche della durata del viaggio, della disposizione del dipendente stesso o della necessità di un'assicurazione extra.
Come monitoriamo i dipendenti?
È importante monitorare prima, durante e dopo il viaggio. È necessario disporre di fonti affidabili. Ad esempio, Timatic, il servizio IATA, funziona molto bene. Le informazioni con i dipendenti devono essere fluide e bidirezionali. Il feedback del viaggiatore è molto importante, perché fornisce molte informazioni che possono essere incluse nella politica. Inoltre, se è necessario istituire dei protocolli di emergenza, bisogna coinvolgere non solo il travel manager, ma anche la direzione generale e il dipartimento Risorse Umane. Il lavoro diventa più complicato, bisogna essere formati.
Quali modifiche sono state necessarie nei processi di autorizzazione?
Prima il travel manager non aveva molta visibilità, ora è coinvolto fin dal primo momento. Lo stesso vale per il comitato direttivo. Siamo tutti informati su chi viaggia, dove viaggia e come viaggia. In queste circostanze è importante che tutta l'azienda sia al corrente.
"E per quanto riguarda la comunicazione interna?
Abbiamo sfruttato uno strumento di comunicazione che già abbiamo per creare una sezione che chiamiamo "World & Mobility News’. Ogni giorno pubblichiamo tutte le informazioni che ci arrivano. I viaggiatori sono aggiornati, ma questo porta valore anche ai dipendenti, che possono vedere come va la mobilità nel mondo. Oltre a questo, abbiamo anche una parte dedicata a covid, oltre a consigli su webinar a cui possono partecipare. D'altra parte, cerchiamo di rendere il viaggio il più semplice possibile, con rapporti personalizzati sul viaggio, le date, i requisiti necessari, i link ai moduli, le raccomandazioni, gli indirizzi per la PCR a destinazione, ecc.