"Ci sono diverse destinazioni in cui non siamo ancora riusciti a viaggiare".
Luisa Juanes è la responsabile del Travel Management di Werfen, un'azienda familiare con sede nella città barcellonese di Hospitalet e con oltre 50 anni di esperienza. Leader mondiale nella diagnostica in vitro (IVD) e specializzata in emostasi, terapia intensiva e autoimmunità, non ha smesso di viaggiare durante la pandemia, anche se logicamente molto meno e in condizioni diverse.
"Viaggiate a livello internazionale? In quali Paesi e con quale frequenza?
Inizieremo a viaggiare a livello internazionale nella seconda metà del 2020. I Paesi che frequentiamo sono il Portogallo, l'Europa settentrionale e centrale e l'Inghilterra. Andremo anche a Boston, San Diego, Colombia e Messico. In Asia, soprattutto Giappone e Hong Kong.
La questione della frequenza è cambiata. Prima i viaggi erano un po' di routine, in quanto si trattava di visite alla sede centrale o ai clienti. Tenendo conto che la sede centrale è a Barcellona, era molto frequente avere contatti diretti con loro. Ora non abbiamo una frequenza definita. A seconda della necessità dei viaggi, esaminiamo le possibilità e le restrizioni esistenti e in base a questo prenotiamo.
Quali sono le ragioni principali di questi viaggi internazionali?
La stragrande maggioranza di questi viaggi sono effettuati da dirigenti. Fin dall'inizio di questa pandemia abbiamo creato dei canali con informazioni su tutte le restrizioni, nonché le linee guida che i fornitori hanno stabilito per rendere i viaggi il più sicuri possibile. È stato concordato che la giustificazione del viaggio viene ricevuta dal manager della divisione o del dipartimento interessato. Questi valuta se il viaggio è indispensabile e lo autorizza. Forniamo tutto il supporto necessario affinché il viaggio possa essere effettuato con garanzie e nel rispetto delle norme, dato che non è facile a causa dei numerosi cambiamenti e delle restrizioni sulle partenze internazionali. Inoltre, abbiamo uno strumento di travel tracker che ci permette di individuare tutti i viaggi prenotati e attraverso il quale faccio un follow-up quotidiano.
Come pianificate i vostri viaggi all'estero, c'è qualche Paese che avete escluso per la sua difficoltà?
Abbiamo le informazioni fornite dall'agenzia di viaggi, dalle compagnie aeree e anche da un fornitore di servizi che ci supporta nei nostri viaggi internazionali da diversi anni. Con questi strumenti informo le parti interessate - di solito il viaggiatore e il suo manager - delle restrizioni esistenti. Se abbiamo bisogno di chiarimenti o di rivedere una questione molto specifica, contatto l'ambasciata del Paese e richiedo le informazioni necessarie per effettuare il viaggio. Abbiamo intenzione di viaggiare in Asia, ma è davvero complicato a causa della quarantena, e ci sono diverse destinazioni che non siamo ancora riusciti a visitare. I viaggi che abbiamo fatto sono per espatriati che, rimanendo nella destinazione, possono rispettare i protocolli imposti.
"Come gestite i visti e le difficoltà di ingresso nei diversi Paesi?
Una volta deciso il viaggio, bisogna avere il tempo necessario per il rilascio dei visti, soprattutto da Barcellona, poiché l'interessato deve recarsi a Madrid per sbrigare le pratiche. Questo ci è già capitato diverse volte in occasione di viaggi negli Stati Uniti. Per le informazioni sull'ingresso nei diversi Paesi, con gli strumenti che ho cerco tutti i dati, compresi anche i centri di riferimento dove si effettua la PCR prima di rientrare in Spagna, la documentazione obbligatoria, ecc. Richiedo per tutti i viaggi internazionali il certificato di assicurazione di viaggio in modo che, in caso di necessità, sia il viaggiatore che l'assicuratore abbiano tutti i dati in modo semplice.
Quello che abbiamo ottenuto è che il viaggiatore capisca che ora non è più possibile viaggiare come prima e che anche il viaggio che ha fatto in un Paese due mesi fa potrebbe non essere più possibile perché le restrizioni sono cambiate.
Utilizzate una piattaforma di salute digitale o state pensando di implementare un'app nella vostra azienda?
Da diversi anni abbiamo un accordo con un fornitore di servizi che ci supporta durante i nostri trasferimenti. Con loro abbiamo attivato un'applicazione che ci permette di controllare e consultare in tempo reale e con tutti gli aggiornamenti diversi punti, sia di salute che di sicurezza. Stiamo anche pensando, insieme a Occupational Risks, di organizzare alcune azioni interne, come ad esempio un webinar, per informare sulle questioni relative alle vaccinazioni, alle pratiche burocratiche o al passaporto covid che è stato recentemente approvato a Bruxelles.