Los costes de los eventos alcanzan un punto de inflexión

La industria de eventos no es ajena a las condiciones económicas actuales. Los problemas presupuestarios se ven acentuados por otros factores como la disminución de la asistencia, el aumento de las tarifas aéreas, la menor disponibilidad de hoteles y espacios para eventos o los gastos crecientes en toda la cadena de suministro, por no hablar de la escasez de personal cualificado.

Las expectativas de los clientes siguen presionando a los organizadores de eventos para mantener altos estándares de servicio a pesar de las restricciones presupuestarias y el aumento de los costes y la inflación, un problema que se ve aún más complicado por la falta de comprensión de los clientes y su presión para hacer más por menos, según revela informe “Perspectivas de Reuniones MPI – Edición Otoño 2023”.

Pero a pesar de estas expectativas, muchos posibles asistentes están optando por no asistir a eventos por varias razones, incluidos los problemas de vuelo, las restricciones presupuestarias, consideraciones sobre la seguridad o la zona de confort que supone la extensión del trabajo en remoto.

Sin embargo, estos obstáculos también crean una oportunidad para que los profesionales de eventos reformulen su enfoque y creen experiencias más relevantes para los asistentes. Según Michael Scott, presidente del Capítulo de MPI de Greater New York, “los grupos que quieran que la gente vuelva a las reuniones en persona tendrán que repensar su forma de ofrecer contenido y enfocarse en lo que realmente es importante”.

Altos precios

La escasez de lugares y hoteles disponibles se ha convertido en un desafío significativo en muchos destinos, lo que impulsa al alza de los precios. Comprender estas dinámicas es crucial para que las empresas y los organizadores de eventos tomen decisiones informadas. Los efectos de la pandemia continúan influyendo en la industria de eventos con ciertos destinos suavizando sus precios mientras que otros los suben por el crecimiento de la demanda.

Esto es beneficioso para los planificadores que gestionan viajes de incentivo y no tanto para aquellos que organizan reuniones y eventos en la ciudad, ya que las tarifas de los resorts están aumentando más lentamente que los hoteles urbanos, en gran parte debido a una mayor demanda de las empresas. Los ingresos por habitación disponible (RevPAR) para los resorts han visto un aumento del 5% en comparación con 2022, mientras que los hoteles en las principales ciudades han aumentado un 15% durante el mismo período.

Los precios de alojamiento, independientemente de la escala, han aumentado un 12% en comparación con los precios en 2019, con un aumento del 23% en las tarifas aéreas y del 25% en las facturas de alimentos y bebidas. A estas subidas se añade el incremento del 20% en los salarios de los trabajadores de la industria hotelera en comparación con los niveles pre-pandémicos.

 

A medida que los presupuestos de muchas corporaciones en todo el país siguen en los mismos niveles que el ejercicio anterior, hay que enfrentarse a decisiones como invitar a menos personas, planificar eventos con duraciones más cortas o reducir experiencias.

Crear un evento impactante mediante la creación de algo radicalmente diferente implica una gran inversión. Al final, todo se reduce a la capacidad de un evento para crear un efecto dominó para el asistente y su red, haciendo que la inversión valga la pena.

Según Forbes, el 80% de los especialistas en marketing señalan que los eventos presenciales juegan un papel importante en el éxito de las empresas que los organizan. Además, casi el 70% de los asistentes informan que las conferencias y eventos B2B son la mejor manera de conocer nuevos productos y servicios, según un informe publicado por Bizzabo.

Eventos híbridos

Crear eventos exitosos en términos de impacto y retorno de inversión a menudo puede ser un juego de números. Si un evento de gran escala y alto presupuesto no logra captar la atención, se pierde tiempo, dinero y esfuerzo. Lanzar una red más amplia mediante la organización de eventos más pequeños y focalizados puede ser una solución efectiva para contener los costes.

Para mitigar aún más los riesgos, los planificadores y sus clientes pueden aprovechar la tecnología para ampliar su alcance y reducir gatos, incluidos los seminarios web. Si bien los eventos virtuales fueron la única opción factible para reunirse durante la pandemia, siguen siendo un elemento básico en el panorama de las reuniones.

Según un informe publicado por Splash, de los 670 profesionales de eventos que respondieron a la encuesta, solo el 30% dijo que se enfoca exclusivamente en eventos en vivo, mientras que el 43% dijo que trabaja con una combinación de ambos.

La combinación de modalidades de eventos ofrece a las empresas la oportunidad de aumentar la visibilidad mientras adoptan un enfoque rentable y evalúan la mejor opción según la estrategia de marketing general de una empresa.

REFUGIO GARCIA
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