El factor destino, una baza determinante para el éxito de los eventos
Los profesionales de la organización de eventos saben que encontrar el socio de destino adecuado es frecuentemente el primer paso para llevar a cabo una convocatoria exitosa. James Jessie, director de ventas de Travel Portland y colaborador de Skift Meetings, aporta tres consejos para saber cómo los destinos pueden ayudar a los planificadores de la industria.
GESTIONAR LOS COSTES VOLVIENDO A LO BÁSICO
Las reuniones y eventos son más caros costosos ahora que nunca. Es una realidad para la industria. Lo recomendable es volver a lo básico, buscar ahorros.
En primer lugar, todos los impuestos no son iguales en cada destino. Hay que examinar detenidamente el gasto final previsto para optar por uno u otro. Por ejemplo, Portland no aplica tasas sobre las ventas, lo que puede suponer importantes ahorros que no son fácilmente visibles en las primeras etapas de planificación.
Además, puede ser realmente útil la flexibilidad en las fechas para que puedas optar por los destinos durante su temporada baja, cuando los viajeros de ocio no provocan la subida de tarifas hoteleras y los espacios tienen más disponibilidad.
También, aunque resulte una obviedad, vale la pena repetirlo: cuanto mayor sea el grupo y el impacto económico, más probable será negociar con los destinos para obtener ayudas.
Ponte en contacto con las oficinas de turismo locales, especialmente los convention bureau al principio del proceso de planificación. Su trabajo es hacer tu trabajo más fácil. Solicita su colaboración, infórmate de sus incentivos financieros.
GARANTIZAR LA SEGURIDAD
La seguridad es primordial para cualquier evento en cualquier lugar. Es una regla universal para todos los asistentes, por lo que es importante y debe formar parte de tus primeras reuniones con cualquier destino.
Es bueno hacer una lista de requerimientos lo antes posible y asegurarse de que el destino elegido puede satisfacerlos. La mayoría de las veces, los participantes simplemente quieren saber que hay alguien allí que vela por su seguridad. Puede ser tan simple como asegurarse de que el personal de seguridads esté bien visible.
La otra parte es garantizar que los asistentes se sientan bienvenidos. La selección del destino también puede desempeñar un gran papel aquí. Lo ideal que es la ciudad anfitriona comparta los valores de la delegación visitantes o, como mínimo, no esté en contradicción con ellos.
EL ATRACTIVO DE OCIO
La palabra que desde hace años se ha puesto de moda en el mundo de los viajes y eventos corporativos es "bleisure", aunque el concepto ha existido siempre.
En pocas palabras, las personas se implican más en los destinos que cuentan con atractivos turísticos y de ocio. Si esto no fuera cierto, cada ciudad simplemente construiría su centro de convenciones cerca del aeropuerto.
Del mismo modo, la mayoría de nosotros estamos influenciados por nuestras parejas, familias y amigos. Si tienes una convención en un destino apetecible es posible que algún allegado te quiera acompañar si hay posibilidad de extender la estancia, lo que supone un aliciente más.
Por eso, es muy recomendable elegir destinos con posibilidad para crear un programa de ocio complementario a las sesiones oficiales. Puede ser una poderosa herramienta de marketing para impulsar la asistencia. Y es bueno tanto para el evento como para el destino.