«Cuando todo está integrado tecnológicamente, el evento deja de ser un puzzle de proveedores»

Amir López es Head of International Business EMEA en Meetmaps, plataforma integral que cubre todo el ciclo del evento, desde el registro hasta las métricas finales. La compañía trabaja con un objetivo claro: no se trata simplemente de incorporar tecnología, sino de eliminar fricciones para que los organizadores puedan centrarse en lo esencial y los asistentes vivan una experiencia fluida y sin interrupciones.

 

¿Qué necesita hoy un evento corporativo que antes no era tan crítico?
Hoy lo escaso es el tiempo y la atención. El asistente tiene tolerancia cero a perder minutos buscando un código QR, una sala o a la persona adecuada. Y el organizador necesita control y datos para justificar el retorno de la inversión (ROI). El estándar ya no es que el evento salga bien, sino que sea fácil, rápido y medible.

¿Dónde se nota realmente esa fricción?
En la entrada. La experiencia comienza ahí. Si hay colas, mala cobertura o personas buscando el QR en el correo electrónico, el evento arranca con estrés. El acceso debería ser tan fluido como un buen embarque: llegar, validar, entrar y empezar con energía positiva.

Muchos hablan de soluciones “todo en uno”. ¿Qué significa eso en la práctica?
Significa que todo está integrado en un mismo ecosistema: registro, comunicaciones, check-in, aplicación, networking y métricas. Para el organizador supone control desde una sola pantalla; para el asistente, una experiencia sin saltos entre herramientas. No se trata de añadir una aplicación más, sino de evitar que el evento se fragmente por utilizar múltiples soluciones desconectadas.

¿Cómo conseguís que el cliente no dependa de vuestra intervención para cada paso?
Se ha realizado un esfuerzo importante para que toda la información esté clara y accesible: vídeos, tutoriales, artículos y guías que permiten al cliente tomar la iniciativa. El objetivo es que cada vez más equipos puedan operar con autonomía. Eso no significa ausencia de soporte. El acompañamiento está disponible cuando se necesita, pero el tiempo conjunto se dedica a optimizar el evento, no a resolver tareas mecánicas.

Meetmaps colabora estrechamente con Forum Business Travel & Events. ¿Por qué apostar por relaciones a largo plazo?
Porque es la forma más rentable de trabajar con calidad. Cambiar de solución en cada edición implica volver a aprender, configurar y adaptar procesos, lo que genera un coste oculto considerable. Con una relación estable, el equipo aprende una vez, optimiza procesos y cada evento mejora respecto al anterior.

¿Qué implica ese modelo en la práctica?
Se acuerda una tarifa anual en función de los módulos necesarios, el volumen de asistentes y las necesidades del cliente. Esto permite organizar eventos con continuidad y, sobre todo, reutilizar estructuras y datos: acceder a ediciones anteriores, recuperar métricas, duplicar configuraciones y aprovechar aprendizajes. El valor no se pierde; se acumula con el tiempo.

Entonces, ¿el cliente paga una tarifa anual, forma al equipo una sola vez y puede aplicarlo a múltiples eventos?
Exactamente. Se establece una tarifa anual ajustada a los módulos y necesidades, y el sistema se aplica con continuidad, sin empezar de cero en cada ocasión. Además de organizar eventos, se construye un histórico que permite consultar datos pasados, reutilizar estructuras y mejorar a partir de la experiencia acumulada.

Después del evento, ¿cómo se mide si realmente ha funcionado?
Con datos que transforman sensaciones en decisiones. Se analiza qué contenidos han funcionado, qué dinámicas han generado más interacción y dónde se ha concentrado el interés. Esto no solo ayuda a justificar la inversión, sino también a mejorar la siguiente edición con evidencia, no únicamente con intuiciones.

¿Hacia dónde avanza la tecnología en los eventos corporativos?
Hacia dos grandes ejes: personalización real y automatización de tareas tediosas. Menos trabajo manual para el organizador y una experiencia más relevante para el asistente. El futuro pasa por que el evento se perciba como “hecho a medida” y por que la tecnología, cuando funciona correctamente, apenas se note.