Il fattore destinazione, determinante per il successo degli eventi
I professionisti della pianificazione di eventi sanno che trovare il giusto partner di destinazione è spesso il primo passo per gestire un evento di successo. James Jessie, direttore commerciale di Travel Portland e collaboratore di Skift Meetings, fornisce tre suggerimenti su come le destinazioni possono aiutare i pianificatori del settore.
Gestire i costi tornando alle basi
Riunioni ed eventi sono più costosi che mai. È una realtà per il settore. Il consiglio è di tornare alle basi, per cercare risparmi.
Prima di tutto, tutte le tasse non sono uguali in ogni destinazione. Per scegliere l'una o l'altra, è necessario esaminare attentamente la spesa finale prevista. Ad esempio, a Portland non c'è l'imposta sulle vendite, il che può portare a risparmi significativi che non sono facilmente visibili nelle prime fasi di pianificazione.
Inoltre, può essere molto utile avere una flessibilità di data in modo da poter optare per le destinazioni durante la loro bassa stagione, quando i viaggiatori di piacere non fanno salire le tariffe degli hotel e gli spazi sono più facilmente disponibili.
Inoltre, anche se può sembrare ovvio, vale la pena ripeterlo: più grande è il gruppo e l'impatto economico, maggiori sono le possibilità di negoziare con le destinazioni per ottenere un sostegno.
Contattate gli uffici del turismo locali, in particolare gli uffici congressi, fin dalle prime fasi del processo di pianificazione. Il loro compito è quello di rendere il vostro lavoro più facile. Chiedete la loro collaborazione, informatevi sui loro incentivi finanziari.
GARANTIRE LA SICUREZZA
La sicurezza è fondamentale per qualsiasi evento in qualsiasi sede. È una regola universale per tutti i partecipanti, quindi è importante e dovrebbe far parte dei primi incontri con qualsiasi destinazione.
È bene stilare una lista di requisiti il prima possibile e assicurarsi che la destinazione scelta possa soddisfarli. Nella maggior parte dei casi, i partecipanti vogliono semplicemente sapere che c'è qualcuno che si occupa della loro sicurezza. Può essere semplice come assicurarsi che il personale di sicurezza sia chiaramente visibile.
L'altra parte consiste nel garantire che i partecipanti si sentano benvenuti. Anche la scelta della destinazione può giocare un ruolo importante. Idealmente, la città ospitante dovrebbe condividere i valori della delegazione in visita o, quanto meno, non essere in contrasto con essi.
L'ATTRATTIVO DEL TEMPO LIBERO
La parola che è diventata di moda nel mondo dei viaggi aziendali e degli eventi negli ultimi anni è "tempo libero", anche se il concetto è sempre esistito.
In poche parole, le persone sono più attratte dalle destinazioni che offrono attrazioni per il tempo libero e il turismo. Se questo non fosse vero, ogni città costruirebbe semplicemente il suo centro congressi vicino all'aeroporto.
Allo stesso modo, la maggior parte di noi è influenzata dai nostri partner, dalle nostre famiglie e dai nostri amici. Se avete un congresso in una destinazione ambita, è probabile che qualcuno vicino a voi voglia unirsi a voi se c'è la possibilità di prolungare il soggiorno, il che è un ulteriore incentivo.
Questo è il motivo per cui si consiglia vivamente di scegliere destinazioni con la possibilità di creare un programma di svago complementare alle sessioni ufficiali. Può essere un potente strumento di marketing per aumentare la partecipazione. Ed è un bene sia per l'evento che per la destinazione.