Il confine tra i viaggi d'affari e il settore MICE diventa sempre più labile
La tradizionale distinzione tra viaggi di lavoro individuali e spostamenti legati a riunioni ed eventi sta iniziando a perdere significato. Le aziende cercano sempre più una visione globale della propria mobilità aziendale e i fornitori di tecnologia stanno adattando le loro piattaforme a questa nuova realtà.
Un esempio di questa evoluzione è l?acquisizione di Troop, piattaforma specializzata nella pianificazione di riunioni e nella logistica dei viaggi di gruppo, da parte di Spotnana, aziendatecnologica specializzata in viaggi aziendali.
Secondo quanto riportato da Skift Meetings, l?operazione consentirà di gestire riunioni, eventi e viaggi d?affari individuali su un?unica infrastruttura tecnologica. I termini economici dell?accordo non sono stati resi pubblici.
L?operazione va oltre una semplice acquisizione aziendale e punta a un cambiamento nell?organizzazione stessa dei programmi di viaggio. Secondo i dati del Business Travel Show Europe raccolti da Skift, oltre il 60% dei professionisti dei viaggi aziendali e degli acquisti ha già responsabilità sia per i viaggi che per le riunioni, rispetto al 50% registrato nel 2025.
Una parte significativa della spesa aziendale
L?interesse a integrare entrambe le aree ha una chiara dimensione economica. Spotnana stima che le riunioni e gli eventi possano rappresentare fino al 40% della spesa totale per i viaggi di un?azienda. Tuttavia, tradizionalmente tale budget è stato ripartito tra diversi dipartimenti e strumenti.
Pertanto, la scelta e la prenotazione della sede possono dipendere da un organizzatore di eventi, mentre un assistente esecutivo coordina i partecipanti, il travel manager gestisce voli e hotel e il reparto finanziario controlla le spese. Il risultato è un?informazione frammentata che rende difficile ottenere una visione completa dei costi e del ritorno sull?investimento dell?attività.
L?integrazione delle piattaforme mira proprio ad abbattere questi silos. Troop è nato come strumento per rispondere a una domanda fondamentale in qualsiasi riunione: ¿qual è il posto migliore per riunire tutti i partecipanti? Da lì, la sua tecnologia si è ampliata per gestire partecipanti, conferme, ordini del giorno, preventivi, coordinamento dei viaggi, approvazioni e report.
Spotnana fornisce l?infrastruttura propria dei viaggi aziendali: prenotazioni e assistenza ai viaggiatori, profili, politiche di viaggio, tariffe negoziate, fornitori preferenziali e modalità di pagamento.
La combinazione di entrambe le tecnologie consentirebbe, ad esempio, di selezionare la destinazione più adatta per tenere una riunione e gestire successivamente gli spostamenti dei partecipanti all?interno dello stesso ambiente. Allo stesso tempo, il travel manager potrebbe visualizzare tali viaggi insieme al resto degli spostamenti aziendali, mentre i reparti acquisti e finanze disporrebbero di un quadro più completo della spesa.
Maggiore pressione per dimostrare il valore del viaggio
La convergenza si verifica inoltre in un contesto in cui le aziende stanno prestando maggiore attenzione al ritorno sugli investimenti in viaggi e incontri in presenza.
Skift cita uno studio di SAP Concur pubblicato lo scorso giugno secondocui circa il 90% dei direttori finanziari ritiene necessario migliorare il modo in cui viene dimostrata la contribuzione dei viaggi d?affari agli obiettivi aziendali.
Il travel manager amplia il proprio raggio d?azione
Dietro questa evoluzione tecnologica si nasconde anche un cambiamento nel ruolo del travel manager. Per anni, le riunioni e gli eventi sono stati spesso gestiti dai reparti di marketing, risorse umane, da dipartimenti specifici dedicati agli eventi o persino dalla direzione delle aziende stesse, mentre i responsabili dei viaggi si concentravano sugli spostamenti individuali dei dipendenti.
Ma tale divisione risulta sempre più difficile da giustificare quando le aziende vogliono conoscere e ottimizzare la propria spesa complessiva in materia di mobilità.
La stessa persona può effettuare questa settimana un viaggio individuale per visitare un cliente e la settimana successiva recarsi a un convegno aziendale. Dal punto di vista gestionale, i confini tra i due tipi di viaggio sono sempre meno rilevanti: condividono viaggiatori, fornitori, politiche, dati, pagamenti e obiettivi aziendali.