I costi degli eventi raggiungono un punto di svolta

Il settore degli eventi non è estraneo alle attuali condizioni economiche. Ai problemi di budget si aggiungono altri fattori come il calo delle presenze, l'aumento delle tariffe aeree, la ridotta disponibilità di hotel e sedi per eventi, l'aumento dei costi lungo tutta la catena di fornitura, per non parlare della carenza di personale qualificato.

Le aspettative dei clienti continuano a mettere sotto pressione gli organizzatori di eventi per mantenere alti standard di servizio nonostante i limiti di budget e l'aumento dei costi e dell'inflazione, un problema che è ulteriormente complicato dalla mancanza di comprensione e dalla pressione dei clienti;n, un problema ulteriormente complicato dalla mancanza di comprensione e dalla pressione dei clienti a fare di più per meno, secondo il rapporto MPI Meetings Outlook “ Autumn 2023”.

Ma nonostante queste aspettative, molti potenziali partecipanti scelgono di non partecipare agli eventi per una serie di motivi, tra cui problemi di volo, vincoli di budget, considerazioni sulla sicurezza o la zona di comfort del lavoro a distanza prolungato.

Tuttavia, questi ostacoli creano anche un'opportunità per i professionisti degli eventi di riformulare il loro approccio e creare esperienze più rilevanti per i partecipanti. Secondo Michael Scott, presidente del Greater New York Chapter dell'MPI, "i gruppi che vogliono far tornare le persone alle riunioni di persona dovranno ripensare al modo in cui forniscono i contenuti e concentrarsi su ciò che è veramente importante".

Prezzi elevati

La scarsità di sedi e hotel disponibili è diventata una sfida significativa in molte destinazioni, facendo lievitare i prezzi. Comprendere queste dinamiche è fondamentale per le aziende e gli organizzatori di eventi per prendere decisioni informate. Gli effetti della pandemia continuano a influenzare il settore degli eventi, con alcune destinazioni che ammorbidiscono i prezzi, mentre altre sono spinte al rialzo dalla crescente domanda.

Questo è vantaggioso per i pianificatori che gestiscono i viaggi incentive e meno per quelli che organizzano meeting ed eventi in città, poiché le tariffe dei resort stanno aumentando più lentamente rispetto a quelle degli hotel di città, soprattutto a causa della maggiore domanda aziendale. I ricavi per camera disponibile (RevPAR) per i resort hanno registrato un aumento del 5% rispetto al 2022, mentre gli hotel delle grandi città sono aumentati del 15% nello stesso periodo.

I prezzi degli alloggi, indipendentemente dalla scala, sono aumentati del 12% rispetto ai prezzi del 2019, con un aumento del 23% delle tariffe aé e un aumento del 25% del conto di cibo e bevande. A questi aumenti si aggiunge un incremento del 20% dei salari dei lavoratori del settore alberghiero rispetto ai livelli pre-pandemia.

Siccome i budget di molte aziende in tutto il Paese rimangono agli stessi livelli dell'anno precedente, è necessario prendere decisioni come invitare meno persone, pianificare eventi con durata più breve o ridurre le esperienze.

Creare un evento di impatto creando qualcosa di radicalmente diverso comporta un ingente investimento. Alla fine, tutto si riduce alla capacità di un evento di creare un effetto a catena per i partecipanti e la loro rete, rendendo l'investimento proficuo.

Secondo Forbes, l'80% dei marketer afferma che gli eventi di persona svolgono un ruolo importante nel successo delle aziende che li ospitano. Inoltre, quasi il 70% dei partecipanti afferma che le conferenze e gli eventi B2B sono il modo migliore per conoscere nuovi prodotti e servizi, secondo un rapporto pubblicato da Bizzabo.

Eventi di successo

Creare eventi di successo in termini di impatto e ritorno sull'investimento può spesso essere un gioco di numeri. Se un evento su larga scala e ad alto budget non riesce a catturare l'attenzione, si sprecano tempo, denaro e sforzi. Gettare una rete più ampia organizzando eventi più piccoli e mirati può essere una soluzione efficace per contenere i costi.

Per mitigare ulteriormente il rischio, i pianificatori e i loro clienti possono sfruttare le tecnologie per espandere la loro portata e ridurre i costi, compresi i webinar. Sebbene gli eventi virtuali fossero l'unica opzione praticabile per le riunioni durante la pandemia, essi rimangono un punto fermo nel panorama dei meeting.

Secondo un rapporto pubblicato da Splash, dei 670 professionisti degli eventi che hanno risposto al sondaggio, solo il 30% ha dichiarato di concentrarsi esclusivamente sugli eventi dal vivo, mentre il 43% ha affermato di lavorare con una combinazione di entrambi.

La combinazione di modalità di evento offre alle aziende l'opportunità di aumentare la visibilità adottando un approccio economico e valutando l'opzione migliore in base alla strategia di marketing complessiva dell'azienda.