«Quando tutto è integrato tecnologicamente, l'evento smette di essere un puzzle di fornitori»

Amir López è Head of International Business EMEA presso Meetmaps, una piattaforma integrale che copre l'intero ciclo dell'evento, dalla registrazione alle metriche finali. L'azienda lavora con un obiettivo chiaro: non si tratta semplicemente di incorporare la tecnologia, ma di eliminare gli attriti in modo che gli organizzatori possano concentrarsi sull'essenziale e i partecipanti vivano un'esperienza fluida e senza interruzioni.

 

¿Cosa serve oggi a un evento aziendale che prima non era così critico?
Oggi ciò che scarseggia è il tempo e l'attenzione. Il partecipante non tollera affatto perdere minuti alla ricerca di un codice QR, una sala o la persona giusta. E l'organizzatore ha bisogno di controllo e dati per giustificare il ritorno sull'investimento (ROI). Lo standard non è più che l'evento vada bene, ma che sia facile, veloce e misurabile.

Dove si nota davvero questo attrito?
All'ingresso. L'esperienza inizia lì. Se ci sono code, scarsa copertura o persone che cercano il QR nell'e-mail, l'evento inizia con stress. L'accesso dovrebbe essere fluido come un buon imbarco: arrivare, convalidare, entrare e iniziare con energia positiva.

Molti parlano di soluzioni "tutto in uno". Cosa significa questo in pratica?
Significa che tutto è integrato in un unico ecosistema: registrazione, comunicazioni, check-in, applicazione, networking e metriche. Per l'organizzatore significa controllo da un unico schermo; per il partecipante, un'esperienza senza salti tra gli strumenti. Non si tratta di aggiungere un'altra applicazione, ma di evitare che l'evento si frammenti utilizzando più soluzioni scollegate tra loro.

Come fate in modo che il cliente non dipenda dal vostro intervento per ogni fase?
È stato compiuto uno sforzo significativo per rendere tutte le informazioni chiare e accessibili: video, tutorial, articoli e guide che consentono al cliente di prendere l'iniziativa. L'obiettivo è che sempre più team possano operare in modo autonomo. Ciò non significa assenza di supporto. L'assistenza è disponibile quando necessario, ma il tempo trascorso insieme è dedicato all'ottimizzazione dell'evento, non alla risoluzione di compiti meccanici.

Meetmaps collabora strettamente con Forum Business Travel & Events. Perché puntare su relazioni a lungo termine?
Perché è il modo più redditizio per lavorare con qualità. Cambiare soluzione ad ogni edizione implica reimparare, configurare e adattare i processi, il che genera un costo nascosto considerevole. Con una relazione stabile, il team apprende una volta sola, ottimizza i processi e ogni evento migliora rispetto al precedente.

Cosa implica questo modello nella pratica?
Viene concordata una tariffa annuale in base ai moduli necessari, al volume dei partecipanti e alle esigenze del cliente. Ciò consente di organizzare eventi con continuità e, soprattutto, di riutilizzare strutture e dati: accedere alle edizioni precedenti, recuperare metriche, duplicare configurazioni e sfruttare le conoscenze acquisite. Il valore non va perso, ma si accumula nel tempo.

Quindi, il cliente paga una tariffa annuale, forma il team una sola volta e può applicarla a più eventi?
Esattamente. Viene stabilita una tariffa annuale adeguata ai moduli e alle esigenze e il sistema viene applicato con continuità, senza ricominciare da zero ogni volta. Oltre a organizzare eventi, si costruisce uno storico che consente di consultare i dati passati, riutilizzare le strutture e migliorare sulla base dell'esperienza accumulata.

Dopo l'evento, come si misura se ha funzionato davvero?
Con dati che trasformano le sensazioni in decisioni. Si analizza quali contenuti hanno funzionato, quali dinamiche hanno generato più interazione e dove si è concentrato l'interesse. Questo non solo aiuta a giustificare l'investimento, ma anche a migliorare l'edizione successiva con prove concrete, non solo con intuizioni.

In che direzione sta andando la tecnologia negli eventi aziendali?
Verso due grandi assi: personalizzazione reale e automazione di compiti noiosi. Meno lavoro manuale per l'organizzatore e un'esperienza più rilevante per il partecipante. Il futuro passa attraverso la percezione dell'evento come "su misura" e attraverso una tecnologia che, quando funziona correttamente, si nota a malapena.