«Il nuovo valore delle sedi sta nella personalizzazione e nella capacità di adattamento»

La personalizzazione, la flessibilità e la tecnologia stanno ridefinendo il mercato degli spazi per eventi aziendali. In questa intervista, Sara Berdón, Head of Events di Cloudworks, analizza come si sono evolute le esigenze delle aziende, quali fattori hanno maggiore peso nella scelta di una sede e quali saranno le tendenze che segneranno il futuro del settore MICE.

¿Come è cambiata negli ultimi anni la domanda delle aziende nella scelta degli spazi per eventi aziendali?

Sempre più spesso, le aziende cercano spazi diversi, versatili e flessibili che consentano loro di personalizzare al massimo i propri eventi e di offrire un?esperienza in linea con le loro esigenze, i valori del marchio e gli obiettivi strategici di ogni incontro. I marchi vogliono sorprendere i propri ospiti con location uniche, un design curato e, in molti casi, con la migliore tecnologia disponibile per elevare l?esperienza.

¿Dal punto di vista commerciale, quali sono oggi i fattori più apprezzati dalle aziende: la location, la tecnologia, la flessibilità, la sostenibilità, il prezzo o l?esperienza del partecipante?

Nella mia esperienza, il prezzo rimane un fattore determinante, ma la posizione, la flessibilità e l?esperienza complessiva del partecipante sono gli aspetti che incidono maggiormente sulla decisione finale.

Disporre di uno spazio ben collegato, offrire un elevato grado di personalizzazione, affiancare l?organizzatore durante l?intero processo di coordinamento con i fornitori e garantire un?esperienza distintiva ai partecipanti sono elementi chiave. Anche la tecnologia svolge un ruolo importante e, in questo senso, ritengo fondamentale collaborare con fornitori all?avanguardia in grado di offrire le migliori soluzioni audiovisive e tecniche.

Per quanto riguarda la sostenibilità, sebbene sia un aspetto che sta acquisendo sempre più importanza e suscita un interesse crescente, devo dire che, almeno in base alla mia esperienza, non è ancora un fattore decisivo nella scelta della location da parte della maggior parte delle aziende.

¿Cosa deve offrire oggi una sede per eventi per distinguersi in un mercato MICE sempre più competitivo?

Il design, la posizione e la vista sono elementi con un grande potere di differenziazione. Gli spazi che combinano interni con abbondante luce naturale e aree esterne sono sempre più richiesti, poiché offrono versatilità e arricchiscono l?esperienza dell?evento.

Inoltre, ritengo fondamentale poter contare su una rete di fornitori di fiducia che conoscano bene lo spazio, offrire proposte personalizzate per ogni cliente e mantenere la flessibilità necessaria durante l?intera realizzazione dell?evento. È proprio questa capacità di adattamento che permette di ottenere risultati eccellenti e di creare un?esperienza memorabile per i partecipanti.

¿Come si è evoluto il rapporto tra le sedi per eventi, le agenzie di eventi e i dipartimenti aziendali responsabili dell?organizzazione di eventi aziendali?

Negli ultimi cinque o sei anni abbiamo osservato che le aziende organizzano i propri eventi con tempistiche molto più serrate rispetto al passato. Ciò implica che sia le sedi, sia le agenzie, sia i team interni alle aziende incaricati degli eventi debbano lavorare in modo molto più coordinato e agile.

Di conseguenza, il rapporto tra tutte le parti si è rafforzato. Oggi è indispensabile mantenere una comunicazione costante, essere molto risoluti e prendere decisioni rapidamente per garantire il successo di ogni progetto.

Quali tipi di formati di eventi aziendali stanno acquisendo maggiore importanza e in che modo gli spazi devono adattarsi per rispondere a questa nuova domanda?

Noi di Cloudworks ospitiamo ogni tipo di evento aziendale, ma il formato cocktail continua a essere uno dei più richiesti, specialmente per gli afterwork, i ricevimenti post-congressuali e gli eventi di networking.

Per rispondere a questa domanda, gli spazi devono essere versatili e offrire la possibilità di combinare aree interne con terrazze o spazi esterni. Questo tipo di configurazioni è sempre più richiesto, sia dai clienti nazionali che da quelli internazionali, poiché conferiscono dinamismo e migliorano l?esperienza dei partecipanti.

Guardando al futuro, quali tendenze segneranno l?evoluzione degli spazi per eventi, delle sedi MICE e delle location per eventi aziendali?

Non è certo un segreto che l?intelligenza artificiale sia arrivata per restare e che stia trasformando rapidamente il settore degli eventi. Nei prossimi anni vedremo come si integrerà sempre di più nella pianificazione, nella produzione e nell?esperienza dei partecipanti.

Per questo motivo, le sedi dovranno prepararsi a incorporare soluzioni tecnologiche che consentano di sfruttare appieno il potenziale dell?IA, dalla personalizzazione dell?esperienza all?ottimizzazione dei processi e all?interazione con i partecipanti. Le sedi che sapranno adattarsi a questa evoluzione saranno in una posizione migliore per rispondere alle nuove aspettative del mercato.