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¿Qué modalidades existen para externalizar la gestión de viajes de empresa?

¿Qué modalidades existen para externalizar la gestión de viajes de empresa? SILVIA MAGDALENO, traval manager de BUSINESS TRAVEL CONSULTING

Cuando tomamos la decisión de externalizar la gestión de viajes de la empresa debemos valorar en primera instancia que confiamos la gestión de la cuenta a una empresa o persona que es profesional de los viajes de empresa. Debemos valorar, al mismo tiempo, si la experiencia se basa en la gestión de las cuentas desde el punto de vista de la agencia de viajes o desde la empresa, puesto que la visión estratégica es diferente dependiendo del lugar en el que se encuentre el profesional que vamos a contratar.

La externalización de la gestión de viajes permite a aquellas empresas que no cuentan con un profesional del Business Travel dentro de su organización, beneficiarse de todas las ventajas de contar con uno de ellos. Una buena política de viajes bien implementada y con un alto cumplimiento puede ahorrar un 20% en el coste de los servicios sin tener en cuenta la optimización de los costes derivados. Las buenas prácticas, la gestión eficiente de proveedores y la herramienta de auto-reserva, entre otros, son unos grandes aliados.

Existen empresas que nunca han contado con un profesional de viajes de negocio y, siendo conscientes de los grandes beneficios que pueden aportar a sus cuentas de resultados y a la comodidad de sus viajeros, externalizan el servicio indicando que a la finalización del proyecto los viajes deben quedarse funcionando de forma autónoma en la empresa. Unas contemplan seguir realizando seguimiento externalizado durante unos días al mes y otras empresas solicitan que se forme a personal interno para realizar este seguimiento.

Otras empresas se encuentran en proceso de contratación o de licitación de una agencia de viajes. Para unas es la primera vez y otras, sencillamente, están revisando cómo está el mercado y cuentan con la ayuda de un profesional que les guíe en el proceso. Existen también empresas  que cuentan con numerosos proveedores y quieren centralizar la negociación, pero no cuentan con personal interno que pueda dedicar su tiempo a esta tarea.

En estos momentos el servicio de externalización de la gestión de viajes de empresa se realiza a la carta puesto que depende de la necesidad y de la casuística de cada una de las empresas. Algunos externalizan toda la gestión y otros únicamente una parte.

La gran mayoría de las empresas que se plantean la externalización se debe a que no cuentan con personal especializado o, en el caso de contar con un travel manager, no tiene tiempo material para hacer frente a un nuevo proyecto. El día a día de la gestión de viajes conlleva mucha dedicación, lo que limita a los profesionales internos avanzar en tareas de negociación o de seguimiento.

Entre los procesos que más comúnmente se externalizan se encuentran los siguientes: selección de la agencia de viajes; la implantación, negociación o centralización de proveedores; la creación, implantación, revisión o actualización de la política de viajes; el seguimiento de la facturación para detectar desvíos y la propuesta de nuevas formas de optimización.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, podríamos decir que podemos externalizar una gran variedad de servicios pero que podríamos resumir en dos modalidades principales: 

- Gestión parcial o puntual de una parte del proceso de gestión de viajes de empresa, negociación con proveedores, centralización, internacionalización, licitación de agencia de viajes, seguimiento puntual de la facturación, revisión de palancas de ahorro, etc. En estos casos, debe existir siempre personal interno en la compañía muy implicado en el proceso que pueda hacer seguimiento a posteriori de la labor realizada. La empresa externa puede trabajar durante un periodo de tiempo o durante varios días al mes en el proyecto designado.

- Gestión integral de la cuenta de viajes de empresa. En el caso de que no exista un profesional de los viajes de negocio se puede externalizar el servicio completo contando con un travel manager que realizará toda la gestión íntegra para la optimización de los costes y la satisfacción del viajero, de manera que se constituya como el intermediario entre la agencia de viajes, la empresa y el viajero. La empresa externa, en este caso, está disponible a diario ofreciendo el soporte necesario en la gestión diaria.