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¿Qué criterios deben seguir las empresas a la hora de cursar sus RFPs a los proveedores?

¿Qué criterios deben seguir las empresas a la hora de cursar sus RFPs a los proveedores?

Una RFP (Request For Proposal) es la vía por la cual muchas empresas u organismos se sirven a la hora de poner en marcha un concurso de selección de proveedor, ya sea aéreo, hotelero, rent-a-car, etc. En líneas general

Obviamente, no hay un único modelo de RFP, ya que dependerá en cada caso de las particularidades y necesidades de cada empresa. Ello determinará la información que ésta demandará a sus potenciales proveedores.

La empresa busca homogeneizar en un mismo formato de documento toda la información de los proveedores en concurso. De esta manera, la interpretación y procesamiento de los datos se hará de una manera más fácil y rápida. Y el contenido no será otro que aquel que la empresa necesite conocer.

Una vez recibido por parte de todos los proveedores a quienes fue dirigida la solicitud de oferta de tarifas, por la vía que la empresa u organismo haya establecido, ésta hará el estudio inicial para así hacer un primer descarte. Posteriormente, se pondrá en marcha la ronda de contactos para posibles negociaciones y cierres de acuerdos.

Para el proveedor de transporte aéreo, en ocasiones este modo de actuación le puede ocasionar un problema, debido a que tal vez el documento le impide reflejar la información que él necesitaría mostrar, o de la manera que quisiera hacerlo.

En el caso de concursos con carácter global, la inclusión de la información de las delegaciones extranjeras de la compañía aérea puede suponer una dificultad por diversas razones: por la posibilidad de expresar su oferta en una moneda diferente; por la posibilidad de que en dicha delegación se actúe con un modelo de tarifas corporativas diferentes (flat o con descuento dinámico) o por la simple razón de cumplimiento de los deadlines que se establezcan en el concurso si éstos son rigurosos, ya que el proveedor deberá coordinar la respuesta de varios países y adaptar sus respuestas al modelo de documento de la RFP.

 

Javier Ruz Bentué

Colaborador de Forum Business Travel