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Consejos para negociar las tarifas corporativas del programa de hoteles_(por Raquel Gutiérrez)

Consejos para negociar las tarifas corporativas del programa de hoteles_(por Raquel Gutiérrez) Una de las partes más importantes y complejas de las negociaciones con los proveedores la constituye el programa de hoteles. Precisamente octubre y noviembre son los meses en que se suelen revisar las tarifas que se aplicarán en el año siguiente. Antes de comenzar hay tener muy claros los objetivos y las necesidades.

Estos son algunos de los factores, variables e índices más importantes para conseguir una buena negociación para el programa de hoteles:

1.- Ámbito de nuestro programa de viajes:
Si nuestro programa de viajes es global, debemos considerar la diversidad de regiones y que la evolución de precios en cada una de ellas puede variar sustancialmente. Por tanto, no podemos considerar un único índice de referencia, ya que cada mercado es distinto.

A nivel global, la evolución de la demanda en América y Asia ha mejorado en el primer semestre de 2012. La evolución en Europa también ha sido positiva, aunque a un ritmo menor, a excepción de España, Italia y Grecia, donde el mercado está estancado. Las perspectivas de crecimiento en estas regiones son similares para el 2013.

2.- Tipo de negociación:
Se puede abordar contemplando tarifas fijas, de carácter lineal con aplicación durante todo el año, aunque a veces excluyen los periodos de ferias o eventos; o tarifas dinámicas, que fluctúan en función de la demanda. Lo habitual es negociar un descuento sobre la BAR (best available rate).

3.- Tipos de tarifas:
Se puede optar por tarifas netas o comisionables. En España la comisión estándar suele estar en torno el 10%.

4.- Indicadores y variables a tener en cuenta:
A la hora de sentarnos a revisar o negociar con un hotel tarifas corporativas, debemos de hacer un trabajo previo y contar con una serie de información que nos ayudará en nuestras negociaciones, teniendo en cuenta una serie de variables:

- Ocupación del hotel y evolución de las tarifas en el periodo anterior a la negociación. Si hay una baja ocupación, el hotel estará más predispuesto a ofrecer mejores precios, mientras que si es alta, puede ser conveniente buscar otra alternativa de hotel.

- Tendencias de mercado en precios y demanda de similar categoría en la zona.

- IPH (Índice de Precios Hoteleros) publicado por el Instituto Nacional de Estadística, que se publica en su web.

- Duración de la estancia media de nuestros viajeros. Cuanto más larga sea, mayor es nuestra fuerza negociadora.

- Nuestro volumen y capacidad máxima en esa plaza. Si somos capaces de concentrar las pernoctaciones o los eventos y reuniones en uno o dos hoteles aumentará la capacidad de negociación.

- Exigir el LAR (last available room), es decir, que nuestras tarifas negociadas estén disponibles hasta la última habitación. Algunos contratos solo incluyen un cupo de habitaciones.

- Wi-fi: En caso de no estar incluido en la tarifa puede incrementar sensiblemente la factura.

- Desayuno, si nuestros viajeros desayunan siempre en el hotel, nos interesa tenerlo incluido en el precio. El coste es menor que pagándolo aparte.

- Otras necesidades: Debemos considerar si el hotel que necesitamos tiene que tener salas de reuniones, restaurante 24 horas, aparcamiento, etc.

5.- Negociación de Ancilliaries:
Sobre todo en cadenas internacionales comienzan a aplicarse comisiones de cancelación, early check-in, late check-out, etc. Se puede negociar la inclusión de estos servicios como un valor añadido en la tarifa. Otros valores añadidos pueden ser los upgrades, el gimnasio, el aparcamiento, etc…

6.- Relación con los proveedores:
Otro factor a tener en cuenta es si queremos crear una relación a largo plazo con nuestros proveedores, donde cada año revisemos nuestras tarifas o incluso negociar un acuerdo multi-anual.

Si creamos una relación de confianza con proveedor y demostramos nuestro compromiso y capacidad de volumen, alcanzaremos un acuerdo que sea beneficioso para las dos partes. En estos casos el proveedor también nos ayudará cuando tengamos alguna necesidad especial.

También podemos sacar nuestro programa a concurso cada año. Esta segunda alternativa puede ocuparnos mucho tiempo, y debemos de estar seguros que los ahorros serán importantes para que merezca la pena, ya que la implantación interna de nuevos proveedores también lleva su tiempo.

7.- Previsiones:
A nivel global, las expectativas son de crecimiento tanto en demanda como en tarifas. Aunque en Europa el crecimiento será menor, las previsiones señalan es que en el centro/norte de Europa crezca en torno a un 5-7%, mientras que en países como España e Italia los incrementos sean entre el 0%-1%.

Raquel Gutiérrez
Directora de Nikma Consulting