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Lo que no se mide bien, simplemente no existe_(por Juan del Rey)

Lo que no se mide bien, simplemente no existe_(por Juan del Rey)

Cada vez más, las empresas quieren ahorrar, y la cuenta de viajes es una de las más importantes en cuanto a su volumen. Para conseguir una gestión eficiente de la misma, es necesario que internamente haya una comunicación sobre el “buen hacer” del travel manager. El esfuerzo invertido en el estudio, implantación y seguimiento de la política de viajes hay que convertirl

Si todos los viajeros conocieran el porqué de la política de viajes, la importancia del ahorro, los hitos que se van alcanzando y el resultado final, todo sería más fácil. Una comunicación planificada en el tiempo permite “empapar” a la organización con mensajes transmitidos de forma descendente, sin olvidar el poderoso feed back ascendente.

Es necesario ayudar a alcanzar los objetivos informando, formando y motivando a todo el personal, hasta llegar a que el empleado se sienta responsable del uso de los recursos de la empresa. Cuanto más enfoque al viajero se dé a la política de viajes, cuanta más información se aporte, cuanto más haga suyo el compromiso de ahorrar, mejor será reconocida la labor del departamento de viajes. Para ello, la comunicación interna de la información es prioritaria.

Pero antes hay que sentar las bases de la información. Hay que invertir en ello, tanto por parte de la empresa como por parte del proveedor del servicio, implantando una herramienta de reporting que aporte no solo datos administrativos, sino también información relacionada con costes, desviación presupuestaria y los futuros ahorros.

Las fuentes son muy diversas: agencias intermediarias, proveedores directos, medios de pago, notas de gastos de los viajeros… ¿Cuánta información se pierde? ¿Cuánta está disgregada? ¿Se lleva verdaderamente un control de la misma? ¿Cómo conocer realmente cuánto le cuestan los viajes a una empresa, contando realmente todos los gastos? Cuantos más datos se tengan, mayor será la capacidad de negociar.

En resumen, se debería realizar el siguiente check list:

-¿La empresa está concienciada en conseguir unificar el control del gasto?

-¿Los proveedores dan información exacta y periódica? No es tan importante la cantidad, sino la calidad de las cifras y su exactitud.

-¿La información está enfocada no solo a la facturación, sino también al seguimiento de la política de viajes? ¿Se miden tarifas negociadas frente a las reducidas tanto en billetes de avión como en hoteles? ¿Se mide la anticipación media en la solicitud de servicios y en las emisiones? ¿Se calculan los gastos por cancelación y cambios?

Esta es la mejor manera de poner encima de la mesa la contribución del Departamento de Viajes a los objetivos estratégicos de la empresa, en la que la comunicación interna sigue siendo un reto.

Juan del Rey
Especialista en Viajes de Empresa