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Los cuatro retos de la política de viajes__ (por Óscar García)

Los cuatro retos de la política de viajes__ (por Óscar García)

Nos enfrentamos a una situación global económica y tecnológica evidentemente distinta. El turismo y los viajes de negocios y la manera de gestionarlos ha cambiado. Los retos ya están frente a nosotros.

La política de viajes es uno de los temas recurrentes dentro de la gestión de viajes y desde mi punto de vista uno de los más críticos. En primer lugar, es necesario definir qué se entiende por política de viajes. Una posible definición sería “el conjunto de procedimientos y normas que una empresa establece para gestionar su programa de viajes”.

El primer reto hace referencia al ámbito de actuación. Este conjunto de normas debe cubrir el programa de viajes de principio a fin, es decir, que además de regular los elementos tradicionales, como el transporte, el alojamiento y el canal de compra, debe empezar en la petición de servicios y llegar hasta el final del proceso, con los gastos indirectos y su correcta imputación a los centros de costes.

El segundo reto es alinear la política de viajes con los objetivos de la empresa. Este conjunto de normas y procedimientos constituye “la herramienta” para optimizar el programa de viajes y como tal debe servir a los objetivos de la empresa.

En ocasiones, la política de viajes es muy abierta y flexible, creando una seudo-tranquilidad, ya que la mayoría de los viajeros la cumplen aunque no necesariamente en la búsqueda del objetivo corporativo.

El nuevo entorno empresarial también está cambiando la concepción de los viajes de empresa y debemos hacernos preguntas un poco más incómodas: ¿es esto lo que la empresa está buscando, aporta valor o ventaja competitiva? El hecho que uno no se haga estas preguntas no quiere decir que la competencia no lo esté haciendo.

El tercer reto se centra en la globalización. Esto no es nuevo, aunque hemos visto una aceleración en las implantaciones y surge el gran dilema: ¿política de viajes global, local o híbrida? Desde mi punto de vista, cada mercado tiene sus particularidades, incluso cada zona geográfica del mundo. La idea que muchas empresas han puesto en marcha es la de desarrollar una política “paraguas” general y permitir un grado de adaptación local siempre que no atente con las normas generales.

Por último, en el cuarto reto me gustaría hablar de dos puntos que son muy incipientes, pero que ya están planteando debates en las empresas. Me refiero a cómo los viajeros pueden interactuar con las redes sociales mientras están en viajes de trabajo.

Un comentario sobre el hotel en el que te alojas o la ciudad que visitas puede crear un conflicto. Al fin y al cabo, en dichos viajes representas a una firma. Muchos de nosotros tenemos en nuestras redes sociales a antiguos colegas que ahora pueden trabajar para la competencia, sin ser conscientes podemos estar dando información de a qué clientes estamos visitando.

El otro punto que me gustaría tratar es el de la movilidad. La política general es que los viajeros no se pueden descargar aplicaciones en sus tablets o smartphones, pero muchas de estas apps facilitan la vida al viajero y le reducen el estrés al estar informado.

Más pronto que tarde, las empresas tendrán que definir herramientas que aportan valor durante el viaje y permitir instalarlas, la solución actual es que los viajeros llevan dos móviles, uno de empresa y otro personal, en el que descargan lo que les es útil.

Resumiendo, la política de viajes tiene que ser un documento útil y que se actualice con las necesidades de la empresa, el que la mayoría de los viajeros la cumplan no necesariamente significa que cumple su cometido. En un futuro cercano, la política de viajes u otro conjunto de normas tendrán que definir la interacción con las nuevas herramientas disponibles para los viajeros, las redes sociales corporativas y la movilidad van en aumento.

Para cualquier duda o aclaración podéis contactarme en mi e-Mail: oscar.garcia@forumbusinesstravel.com o en mi twitter: @ogarciaguillen