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Los organizadores afrontan la parte administrativa de los eventos de una forma muy dispar

Los organizadores afrontan la parte administrativa de los eventos de una forma muy dispar

Desde los que siguen empleando fórmulas más o menos manuales, a través de archivos de Excel, hasta los que utilizan soluciones de última generación, los organizadores afrontan la parte administrativa de los eventos de una forma muy dispar. En cualquier caso, coinciden en destacar la importancia de este aspecto, según el estudio ‘Una nueva etapa en los eventos de empresa’, elaborado por Forum Business Travel, en colaboración con Diners Club.


El sistema más extendido es la aprobación de un presupuesto en el que se deja abierta una partida de gastos extras e imprevistos que se chequean después del evento.

Mediante medios automatizados se insertan los gastos para la reconciliación final. El uso de tarjetas de crédito facilita enormemente la labor. Una vez cerrado el proyecto se obtienen los KPIs necesarios para la evaluación.

Sea cual sea el proceso, los event planners consultados subrayan la importancia de mejorar la transparencia en toda la cadena de valor. Las políticas de libros abiertos se imponen cada vez con más determinación en el mundo de los eventos.

NECESIDADES DE FINANCIACIÓN

Las agencias de eventos suelen ofrecer fórmulas de pago atrasado con distintos vencimientos en función de la confianza generada por cada cliente. En este caso, es el intermediario quien corre con el peso de la financiación, que a su vez puede recaer en los proveedores finales.

Los organizadores afrontan riesgos con los proveedores que exigen el pago de servicios por adelantado o altas fianzas para su realización. En la coyuntura actual, en que las confirmaciones se producen con poco margen de tiempo, es complicado negociar condiciones favorables para los pagos y cobros.

Los presupuestos de las empresas para los eventos no reflejan los altos niveles de inflación que se están registrando en el mercado. Hace falta cierta labor pedagógica para concienciar a los stakeholders o los departamentos financieros de que realicen revisiones al alza para poder alcanzar los objetivos deseados.