Las nuevas herramientas tecnológicas se abren paso en la gestión de eventos
A pesar de la gran cantidad de herramientas existentes en el mercado, los event planners son conscientes de que la tecnología tiene que estar al servicio de los objetivos y no al revés, porque una mayor inversión en recursos tecnológicos no implica necesariamente un mayor impacto. Son algunas de las conclusiones del estudio ‘Una nueva etapa en los eventos de empresa’, elaborado por Forum Business Travel, en colaboración con Diners Club.
Numerosas soluciones están facilitando un recorrido mayor para el evento que se deja
notar antes, durante y después de la
celebración del mismo, sobre todo en lo referente a la involucración de los
participantes. Las redes sociales
han dado un enorme impulso a esta realidad, así como las aplicaciones
personalizadas que favorecen la interacción.
Los enfoques
experienciales de los eventos están demostrando gran efectividad para dejar
huella entre los asistentes. Además del contacto
humano o la creatividad del planteamiento,
la tecnología también favorece la construcción de un relato emocional a través
de proyecciones envolventes, la participación en remoto otros participantes,
los hologramas, los montajes audiovisuales y, en un futuro próximo, el llamado
metaverso.
Además de las funcionalidades que ofrecen las app para mejorar la experiencia de los asistentes, también constituyen una excelente herramienta para medir el impacto del evento o recoger información sobre gustos y necesidades, incluso para modificar el programa en tiempo real o tomar decisiones de cara a futuras convocatorias. También ayudan a gestionar la logística y la promoción.
Por otra parte, los organizadores señalan la dificultad de automatizar procesos en la actividad
MICE, dada la enorme casuística que
caracteriza al sector y la tendencia tan extendida a diseñar eventos únicos y exclusivos con
objetivos y planteamientos propios para cada ocasión.
Los procedimientos más susceptibles de ser automatizados
están en relación con el registro de
participantes, las campañas de mailing,
las comunicaciones, la logística y el reporting. También en el control
de aforos en grandes eventos y el procesamiento de incidencias.
En los últimos tiempos ha mejorado significativamente la integración de sistemas, lo que permite conectar herramientas administrativas para conciliar registros procedentes de diversas fuentes y llevar un control más efectivo de los pagos e ingresos, la relación con los proveedores o los trámites fiscales.
