• Forum Business Travel
  • Forum Business Travel
Patrocinadores fundadores
Patrocinadores

La mitad de las reuniones corporativas son sencillas y se gestionan de forma muy flexible

La mitad de las reuniones corporativas son sencillas y se gestionan de forma muy flexible


La mitad de las reuniones que se celebran en el ámbito corporativo son simples, al tratarse de formatos de pequeño formato que se replican con unos requisitos mínimos, según un estudio a nivel internacional realizado por HRS, en colaboración con GBTA y MPI. El porcentaje aumenta hasta el 58% en Europa. La flexibilidad en su gestión crea ineficiencias en los costes.

Suscríbete a nuestra newsletter, con toda la actualidad del Business Travel



El estudio, primero de sus características, se centra exclusivamente en la gestión de reuniones simples, y para ello se entrevistó a miembros de Global Business Travel Association (GBTA) y de Meeting Professionals International (MPI), para ofrecer tanto la visión de los compradores de viajes como de los planificadores de reuniones.

 El 52% de las empresas reserva sus reuniones simples fuera de los canales de reuniones "administradas" y el 70% de los encuestados no siguen un proceso de licitación obligatorio para reservar reuniones sencillas. 

En cuanto a los lugares elegidos,  las empresas no usan una solución de reuniones simple, el 77% busca hoteles o lugares exclusivamente a través de canales de consumidores. Cuando las empresas tienen una solución, el 72% de los planificadores prefieren usarla para planificar y reservar reuniones sencillas.

"Esta investigación nos muestra con datos algo que la industria sospecha desde hace tiempo. Las reuniones simples representan importantes gastos dentro de las empresas; sin embargo, son administradas de manera muy flexible, lo que puede suponer un coste para las empresas en lo que se refiere al resultado final, la satisfacción de las reuniones y el cumplimiento del deber", comenta Jessica Collison, directora de investigación de GBTA.


RESERVAS

Al reservar reuniones sencillas, la mayoría de los encuestados suelen usar canales de consumidores, como llamar a un hotel o visitar el sitio web de un evento y / o un sitio web de viajes de consumidores. Muchos dependen exclusivamente de los canales de consumo y  solo el 30% de los encuestados asegura que su empresa tiene un proceso de licitación obligatorio para reuniones simples.

Al usar canales de consumidores o seguir políticas informales, es difícil usar tarifas grupales negociadas, hacer comparaciones homogéneas, verificar la seguridad de los lugares y garantizar el cumplimiento de las políticas internas. El uso del canal del consumidor también elimina esencialmente la posibilidad de obtener tarifas más bajas u otras comodidades que podrían obtenerse con el volumen de reservas de hoteles de una empresa.

 Según Abbie Michaelson, vicepresidente de reuniones y grupos de HRS ,"los planificadores de reuniones anticipan un crecimiento de casi 4% en el próximo año, por lo que la dura realidad que revela esta encuesta pone de relieve la urgencia que deben tener las empresas cuando se trata de mejorar la gestión de reuniones simples".


PROCESOS Y MEDICIÓN

Solo uno de cada cinco de los encuestados usa una plataforma de RFP-e para reuniones simples. Estas plataformas permiten a las empresas solicitar y comparar ofertas para sus reuniones. En los Estados Unidos, los planificadores de reuniones (35%) son más propensos que los compradores de viajes (19 %) a utilizar una herramienta de RFP-e para reuniones sencillas.

Solo un cuarto (28%) de los encuestados tiene KPI establecidos cuando se trata de medir reuniones sencillas y el valor que crean, aunque esa cifra es mucho más alta para América Latina (38%) que en América del Norte (20%) o Europa ( 21%). En los Estados Unidos, los planificadores de reuniones (31%) tienen muchas más probabilidades que los compradores de viajes (4%) de tener KPI establecidos.

Los encuestados clasificaron encontrar el lugar correcto (73%), maximizar el presupuesto  y conseguir  ahorro (64%) y el cumplimiento de la política de la empresa (40%) como los factores más importantes a la hora de reservar y administrar reuniones simples.